Verwaltungsassistent (m/w/d) für Coburg - 18,00 € / Stunde - Vollzeit
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Jobbeschreibung
Als Verwaltungsassistent in Coburg unterstützt du die Verwaltungsabteilung eines produzierenden Unternehmens. Du bist Ansprechpartner für verschiedene Abteilungen und trägst zur effizienten Organisation der administrativen Prozesse bei. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem etablierten Industrieunternehmen mit stabiler Auftragslage. Du arbeitest in Vollzeit in einem professionellen Umfeld mit modernen Bürostrukturen. Die Einarbeitung erfolgt systematisch durch erfahrene Kollegen aus der Verwaltung. Du wirst Teil eines eingespielten Teams und kannst deine Kenntnisse kontinuierlich erweitern. Die Position bietet dir Entwicklungsmöglichkeiten und langfristige Perspektiven in einem wirtschaftlich soliden Unternehmen.
Branche: Industrie & Fertigung
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgabe ist die Unterstützung der kaufmännischen Abteilung bei administrativen Tätigkeiten. Du erfasst Wareneingangs- und Warenausgangsbelege im ERP-System und prüfst diese auf Vollständigkeit. Die Pflege von Lieferanten- und Kundenstammdaten gehört zu deinen regelmäßigen Aufgaben. Du bearbeitest Bestellanforderungen und erstellst Bestellungen nach Vorgabe. Die Rechnungsprüfung im Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Erstellung von Angebotsunterlagen und der Nachverfolgung von Aufträgen. Die Korrespondenz mit Lieferanten und Kunden bezüglich administrativer Fragen führst du in Abstimmung mit den Fachbereichen. Du erstellst Auswertungen und Listen aus dem Warenwirtschaftssystem für verschiedene Abteilungen.
Neben den Hauptaufgaben übernimmst du die allgemeine Büroorganisation und sorgst für Ordnung in den Ablagesystemen. Du koordinierst Besprechungstermine, buchst Räume und bereitest Unterlagen vor. Die Bearbeitung der Eingangspost und die Verteilung an die zuständigen Stellen gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten für das Management. Die Pflege von Dokumentationsunterlagen und die Aktualisierung von Handbüchern fallen ebenfalls in deinen Bereich. Du hilfst bei der Organisation von Betriebsveranstaltungen und Schulungen. Die Verwaltung von Zugriffsrechten und Benutzerkonten in Abstimmung mit der IT kann zu deinen Aufgaben gehören. Zudem unterstützt du bei Inventurvorbereitungen und der Dokumentation von Zählergebnissen.
Anforderungen:
Du verfügst über einen Realschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Erste Berufserfahrung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich ist wünschenswert. Du bringst sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Word mit. Erfahrung mit ERP-Systemen (z.B. SAP, Navision) ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist zahlenaffin und arbeitest gerne mit Daten und Systemen. Vertraulichkeit im Umgang mit betriebsinternen Informationen ist für dich selbstverständlich. Du bist mindestens 18 Jahre alt und bereit, dich in neue Systeme und Prozesse einzuarbeiten.
Du verfügst über ausgeprägtes Organisationstalent und kannst mehrere Aufgaben parallel bearbeiten. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, Zusammenhänge zu erkennen und Fehler zu identifizieren. Du bist kommunikationsstark und pflegst einen professionellen Austausch mit Kollegen verschiedener Abteilungen. Teamfähigkeit ist für dich wichtig, da du eng mit Einkauf, Vertrieb und Produktion zusammenarbeitest. Deine Arbeitsweise ist präzise und du achtest auf Genauigkeit bei Zahlen und Daten. Du zeigst Eigeninitiative und bringst Verbesserungsvorschläge ein. Deine Auffassungsgabe ist gut, sodass du neue Prozesse schnell verstehst. Du bist dienstleistungsorientiert und siehst die internen Abteilungen als deine Kunden. Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit prägen deine Arbeitsweise.
Arbeitszeiten:
Du arbeitest in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 07:00 und 16:30 Uhr mit einer Gleitzeitregelung, die dir Flexibilität ermöglicht. Die Kernarbeitszeit liegt zwischen 09:00 und 15:00 Uhr. Eine Mittagspause von 30 bis 60 Minuten ist vorgesehen. Überstunden fallen gelegentlich an, insbesondere bei Monats- oder Jahresabschlüssen, können aber in der Regel durch Freizeitausgleich abgegolten werden. Wochenendarbeit ist nicht erforderlich. In Abstimmung mit dem Team gibt es Möglichkeiten für gelegentliches mobiles Arbeiten nach der Einarbeitungsphase.
Zusammenfassung:
Unser Vermittlungskunde in Coburg bietet dir einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Industrieunternehmen. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung mit festen Ansprechpartnern. Der Arbeitsplatz ist modern ausgestattet mit zwei Bildschirmen und ergonomischen Büromöbeln. Es werden regelmäßige Schulungen zu den verwendeten Systemen und Prozessen angeboten. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit kurzen Entscheidungswegen. Die Verkehrsanbindung in Coburg ist gut, Parkplätze sind vorhanden. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Benefits wie Kantinenzuschuss, Urlaubsgeld oder betriebliche Altersvorsorge angeboten werden. Es bestehen Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen bei entsprechender Leistung. CALUMA begleitet dich professionell durch den Vermittlungsprozess und steht dir als Partner zur Seite.
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