Verwaltungshilfe (m/w/d) für Celle - 17,00 € / Stunde - Vollzeit
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Jobbeschreibung
Als Verwaltungshilfe in Celle unterstützt du ein kommunales Amt bei allen anfallenden Verwaltungstätigkeiten. Du bist Teil eines engagierten Teams und trägst dazu bei, dass Bürgeranliegen schnell und professionell bearbeitet werden. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit geregelten Arbeitszeiten und einem angenehmen Betriebsklima. Dein Arbeitsplatz befindet sich zentral in Celle mit guter Verkehrsanbindung. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die spezifischen Verwaltungsabläufe und wirst von erfahrenen Kollegen begleitet. Die Position bietet dir die Möglichkeit, Einblicke in verschiedene Verwaltungsbereiche zu erhalten und dich weiterzuentwickeln. Du arbeitest eigenverantwortlich an deinen Aufgaben und kannst deine organisatorischen Fähigkeiten optimal einbringen.
Branche: Öffentliche Verwaltung
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Zu deinen Hauptaufgaben als Verwaltungshilfe in Celle gehört die Erfassung und Pflege von Daten in verschiedenen Verwaltungssystemen. Du bearbeitest eingehende Post, sortierst und verteilst diese an die zuständigen Sachbearbeiter. Die Ablage und Archivierung von Dokumenten nach festgelegten Ordnungssystemen fällt ebenfalls in deinen Aufgabenbereich. Du erstellst einfache Schriftstücke und Bescheide nach Vorgabe und kümmerst dich um die Aktenführung. Die Vorbereitung von Unterlagen für Termine und Besprechungen gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Akten und Dokumenten und pflegst Adressdatenbanken. Außerdem bearbeitest du Anfragen per Telefon und E-Mail im Rahmen deiner Zuständigkeit.
Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die telefonische Vermittlung von Anrufern an die richtigen Ansprechpartner. Du unterstützt bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Sitzungen, indem du Räume buchst und Teilnehmerlisten führst. Die Bestellung von Büromaterial und die Kontrolle der Bestände gehören zu deinen Nebenaufgaben. Du hilfst bei der Vorbereitung von Statistiken und einfachen Auswertungen. Die Unterstützung bei Korrekturarbeiten und beim Kopieren größerer Dokumentenmengen fällt ebenfalls in deinen Bereich. Du kümmerst dich um die Pflege von Formularen und Vorlagen und hilfst bei der Aktualisierung von Informationen auf internen Plattformen. Zudem unterstützt du die Kollegen bei administrativen Sonderaufgaben nach Bedarf.
Anforderungen:
Du solltest über einen Hauptschulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation verfügen. Erste Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung – auch als Quereinsteiger bist du willkommen. Du bist volljährig und verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Grundkenntnisse im Umgang mit dem PC und den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) bringst du mit. Du arbeitest gewissenhaft und zuverlässig, auch wenn es um vertrauliche Informationen geht. Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist bereit, dich in neue Software-Programme und Verwaltungsabläufe einzuarbeiten. Flexibilität und Lernbereitschaft sind für dich selbstverständlich.
Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir einen freundlichen und professionellen Umgang mit Kollegen und Bürgern. Du arbeitest gerne im Team und unterstützt deine Kollegen bei Bedarf. Deine Auffassungsgabe ist gut, sodass du dir neue Prozesse schnell aneignen kannst. Du zeichnest dich durch eine sorgfältige und präzise Arbeitsweise aus, besonders bei der Dateneingabe und Dokumentenbearbeitung. Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft sind für dich wichtige Werte. Du bist stressresistent und kannst auch in arbeitsintensiven Phasen konzentriert arbeiten. Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten ist für dich selbstverständlich.
Arbeitszeiten:
Deine Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag. Die üblichen Arbeitszeiten liegen zwischen 08:00 und 17:00 Uhr mit flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen der Gleitzeitregelung. Eine Mittagspause von 30 bis 60 Minuten ist vorgesehen. Die Kernarbeitszeit liegt zwischen 09:00 und 15:00 Uhr, in der du anwesend sein solltest. Überstunden fallen nur selten an und können in der Regel durch Freizeitausgleich abgegolten werden. Wochenendarbeit ist nicht erforderlich.
Zusammenfassung:
Als Verwaltungshilfe in Celle wird dir über unseren Vermittlungskunden ein sicherer Arbeitsplatz mit geregelten Arbeitszeiten geboten. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen, die dir mit Rat und Tat zur Seite stehen. Der Arbeitsplatz ist ergonomisch ausgestattet mit moderner Bürotechnik. Es besteht die Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch interne Schulungen. Du profitierst von einem kollegialen Arbeitsklima in einem motivierten Team. Die zentrale Lage in Celle ermöglicht eine gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Parkmöglichkeiten sind vorhanden. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Sozialleistungen wie Urlaubsgeld oder betriebliche Altersvorsorge angeboten werden. CALUMA begleitet dich während des gesamten Vermittlungsprozesses professionell und steht dir als Ansprechpartner zur Verfügung.
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