Terminkoordinator (m/w/d) für Marl – 17,50 € / Stunde – Studentenjob

Jobbeschreibung

Als Terminkoordinator in Marl bist du für die Planung, Organisation und Überwachung von Terminen und Meetings verantwortlich. Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle Terminanfragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Die Position bietet dir Einblicke in effizientes Zeit- und Terminmanagement. Du arbeitest mit digitalen Kalendersystemen und Planungstools. Die Tätigkeit ist ideal für Studierende mit Organisationstalent. Deine Arbeit trägt maßgeblich zur effizienten Zeitnutzung im Unternehmen bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Studentenjob

Personalart: Bürohelfer (m/w/d)

Aufgaben:

Du koordinierst und planst Termine, Meetings und Besprechungen für verschiedene Abteilungen. Die Verwaltung von Kalendertools und Outlook-Kalendern mehrerer Personen gehört zu deinen Aufgaben. Du versendest Termineinladungen und sammelst Zu- und Absagen. Die Buchung und Reservierung von Besprechungsräumen und deren Ausstattung fällt in deinen Bereich. Du koordinierst Termine mit externen Partnern, Kunden und Dienstleistern. Die Erstellung von Terminübersichten und Tagesagenden übernimmst du. Du stellst sicher, dass alle Teilnehmer rechtzeitig informiert werden und benötigte Unterlagen erhalten. Die Überwachung von Fristen und Erinnerung an wichtige Termine gehört zu deinen Tätigkeiten.

Du unterstützt bei der Koordination von Dienstreisen und entsprechenden Terminabstimmungen. Die Organisation von Telefonkonferenzen und Online-Meetings mit entsprechenden Zugangsdaten gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du hilfst bei der Terminabstimmung für größere Events und Veranstaltungen. Die Pflege von Abwesenheits- und Vertretungsplänen fällt in deinen Zuständigkeitsbereich. Du kümmerst dich um Terminverschiebungen und informierst alle Beteiligten. Bei Bedarf unterstützt du bei der Protokollführung in Meetings. Du koordinierst wiederkehrende Termine und Serienveranstaltungen. Die Optimierung von Terminabläufen und Vermeidung von Überschneidungen ist Teil deiner Aufgaben.

Anforderungen:

Du hast sehr gute Organisations- und Planungsfähigkeiten. Sicherer Umgang mit Outlook-Kalender und Terminplanungstools ist erforderlich. Du verfügst über ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Kommunikationsstärke für die Abstimmung mit verschiedenen Ansprechpartnern zeichnet dich aus. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen Terminen den Überblick. Selbstständigkeit und Eigenverantwortung bei der Terminplanung sind wichtig. Du bist flexibel und kannst kurzfristig auf Terminänderungen reagieren. Diskretion bei vertraulichen Terminen ist selbstverständlich.

Du bist kommunikativ und kannst freundlich, aber bestimmt mit Terminanfragen umgehen. Deine Zuverlässigkeit sorgt dafür, dass keine Termine vergessen werden. Du arbeitest vorausschauend und erkennst mögliche Konflikte frühzeitig. Stressresistenz hilft dir bei der Koordination vieler paralleler Termine. Du bist serviceorientiert und findest Lösungen bei Terminkonflikten. Deine Genauigkeit zeigt sich in der fehlerfreien Terminplanung. Du bist teamfähig und arbeitest gut mit verschiedenen Abteilungen zusammen. Deine positive Einstellung macht die Zusammenarbeit angenehm.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr. Flexible Arbeitszeit von 12 bis 20 Stunden pro Woche. Anpassung an deinen Stundenplan möglich. Kernarbeitszeit während der Hauptgeschäftszeiten erwünscht. Keine Abend- oder Wochenendarbeit. Teilweise Homeoffice möglich nach Einarbeitung. Planbare Arbeitszeiten mit gewissem Vorlauf.

Zusammenfassung:

Du verdienst 17,50 Euro pro Stunde für deine organisatorische Arbeit. Die Tätigkeit bietet dir wertvolle Erfahrung im Projektmanagement und Zeitplanung. Du arbeitest mit modernen Planungstools und digitalen Kalendern. Eine gründliche Einarbeitung in alle Systeme ist garantiert. Du sammelst praktische Skills in Organisation und Koordination. Das Team schätzt deine Unterstützung sehr. Regelmäßiges Feedback hilft dir bei deiner Entwicklung. Langfristige Beschäftigung während des Studiums ist möglich.