Verwaltungsassistent (m/w/d) für Reutlingen – 20,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsassistent in Reutlingen übernimmst du wichtige administrative Aufgaben in einem strukturierten Umfeld. CALUMA vermittelt dich an eine Organisation, die Wert auf präzise und ordnungsgemäße Verwaltungsarbeit legt. Du arbeitest mit verschiedenen Abteilungen zusammen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf verwaltungstechnischer Prozesse. Diese Position bietet dir einen sicheren Arbeitsplatz mit geregelten Strukturen und klaren Aufgabenbereichen. Du hast die Möglichkeit, dich in der öffentlichen Verwaltung zu etablieren und langfristige Perspektiven aufzubauen. Die Arbeit ist vielseitig und du kommst mit verschiedenen Sachverhalten in Berührung. Ein professionelles Arbeitsumfeld und kollegiale Zusammenarbeit erwarten dich.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungsassistenten (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Bearbeitung von Anträgen und Anfragen nach vorgegebenen Richtlinien. Du erfasst und pflegst Daten in Verwaltungssystemen und Datenbanken. Die Erstellung von Bescheiden, Schreiben und Protokollen gehört zu deinen täglichen Tätigkeiten. Du bearbeitest die Korrespondenz und beantwortest Anfragen schriftlich und telefonisch. Die Vorbereitung von Unterlagen für Entscheidungsprozesse liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du führst Akten nach vorgegebenen Ordnungssystemen und sorgst für ordnungsgemäße Archivierung. Die Terminkoordination und Besprechungsorganisation fällt in deinen Aufgabenbereich. Du unterstützt bei der Budgetverwaltung und der Erfassung von Ausgaben. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Behörden ist Teil deiner täglichen Arbeit.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Betreuung des internen Informationsflusses und die Weitergabe relevanter Informationen. Du unterstützt bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen. Die Organisation von internen Veranstaltungen und Schulungen kann zu deinen Aufgaben zählen. Du hilfst bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Umstellung auf elektronische Verwaltung. Die Pflege von Verzeichnissen und Übersichten liegt in deinem Bereich. Du assistierst bei der Vorbereitung von Präsentationen für Besprechungen. Die Bearbeitung von Routineanfragen ermöglicht es dir, Vorgesetzte zu entlasten. Du unterstützt bei der Qualitätssicherung und der Einhaltung von Standards. Die Einarbeitung neuer Kollegen in Verwaltungsabläufe kann Teil deiner Aufgaben sein.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung ist von Vorteil, motivierte Quereinsteiger mit entsprechender Eignung sind ebenfalls willkommen. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, da du rechtliche Texte verstehen und formulieren musst. Sichere Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word und Excel, sind erforderlich. Du arbeitest strukturiert, gewissenhaft und genau. Ein Verständnis für Verwaltungsabläufe und rechtliche Zusammenhänge ist hilfreich. Du bist zuverlässig, diskret und gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Daten um. Eine selbstständige Arbeitsweise bei gleichzeitiger Teamorientierung wird erwartet. Du bist belastbar und kannst auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen die Ruhe bewahren. Pünktlichkeit und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich.

Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und kannst komplexe Sachverhalte erfassen. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht es dir, sowohl intern als auch extern professionell aufzutreten. Du arbeitest serviceorientiert und hast ein offenes Ohr für die Anliegen anderer. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten. Du bist detailorientiert und arbeitest präzise. Deine Problemlösungskompetenz ermöglicht es dir, praktikable Lösungen zu finden. Du bist lernbereit und offen für Veränderungen in Abläufen und Systemen. Deine Integrität und dein Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus. Du kannst Prioritäten setzen und deine Arbeit effizient organisieren. Deine Zuverlässigkeit macht dich zu einem geschätzten Teammitglied.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 16:30 Uhr, geregelte Pausenzeiten, gelegentlich flexible Anpassungen nach Absprache möglich.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine systematische Einarbeitung in alle relevanten Verwaltungsabläufe und -systeme. Du erhältst einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive. Die Arbeitszeiten sind familienfreundlich und gut planbar. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden gefördert und unterstützt. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit klaren Strukturen. Die Zusammenarbeit im Team ist kollegial und wertschätzend. Moderne IT-Ausstattung steht dir zur Verfügung. Zusätzliche Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge sind möglich. Die Work-Life-Balance wird aktiv gefördert. Du hast die Möglichkeit, dich in verschiedenen Bereichen weiterzuentwickeln.