Sachbearbeiter Office Management (m/w/d) für Köln - 19,50 € / Stunde - Vollzeit
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Jobbeschreibung
Du wirst die zentrale Organisationskraft im Büro und sorgst für reibungslose Abläufe. Dein Arbeitsplatz ist mit modernen Bürotools und Kommunikationssystemen ausgestattet. Du erhältst Einblick in alle Unternehmensbereiche durch deine vielfältigen Schnittstellen. Die Arbeit ist abwechslungsreich und umfasst administrative, organisatorische und koordinierende Aufgaben. Du bist Anlaufstelle für Mitarbeiter, Geschäftsleitung und externe Partner. Die Position bietet dir die Möglichkeit, das Büro aktiv mitzugestalten. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld, das Organisation und Serviceorientierung schätzt. Das Team verlässt sich auf deine strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
Branche: Office & Verwaltung
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Sachbearbeiter (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgaben umfassen die Organisation und Koordination des gesamten Bürobetriebs. Du managst Terminkalender der Geschäftsleitung und koordinierst Meetings. Die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen liegt in deiner Verantwortung. Du organisierst Geschäftsreisen mit Buchungen von Flügen, Hotels und Transfers. Die Bearbeitung von Korrespondenz und E-Mails übernimmst du eigenständig. Du koordinierst mit Dienstleistern wie Facility Management, IT und Catering. Die Verwaltung von Büromaterial, Bestellungen und Verträgen gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten. Die Organisation von Firmenevents und Teambuilding-Maßnahmen liegt in deinem Bereich.
Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung im Projektmanagement durch administrative Tätigkeiten. Du hilfst bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen. Die Pflege von Datenbanken und Verteilern übernimmst du. Du wirkst bei der Optimierung von Büroprozessen mit. Die Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern gehört dazu. Du unterstützt bei HR-Themen wie Onboarding neuer Mitarbeiter. Die Koordination von Wartungen und Reparaturen organisierst du. Bei der Digitalisierung von Unterlagen hilfst du mit. Du nimmst an Management-Meetings teil und erstellst Protokolle.
Anforderungen:
Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine Qualifikation als Bürokaufmann/-frau. Alternativ verfügst du über mehrjährige Berufserfahrung im Office Management. Du bist sehr sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Ausgezeichnetes Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus. Du kommunizierst professionell und sicher auf allen Ebenen. Eine proaktive und eigenständige Arbeitsweise ist wichtig. Du arbeitest sehr strukturiert, vorausschauend und lösungsorientiert. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind selbstverständlich. Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil. Du bist serviceorientiert, flexibel und belastbar.
Du verfügst über hervorragendes Organisationsgeschick und behältst alles im Blick. Deine Arbeitsweise ist proaktiv, du denkst mit und handelst vorausschauend. Du zeigst ausgeprägte Kommunikationsstärke auf allen Hierarchieebenen. Multitasking-Fähigkeit ermöglicht es dir, viele Aufgaben parallel zu managen. Du bist serviceorientiert und hast ein Gespür für Prioritäten. Flexibilität hilft dir, auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren. Du arbeitest sehr selbstständig und eigenverantwortlich. Teamfähigkeit ist wichtig, du unterstützt alle Bereiche. Du bist diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit vertraulichen Informationen. Belastbarkeit zeichnet dich aus, auch in arbeitsintensiven Phasen.
Arbeitszeiten:
Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr. Gleitzeit nach Absprache möglich. Gelegentliche Flexibilität bei Events oder wichtigen Terminen erforderlich.
Zusammenfassung:
Unser Kunde bietet dir eine umfassende Einarbeitung in Strukturen und Prozesse. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung. Die Arbeitsatmosphäre ist professionell, wertschätzend und dynamisch. Moderne Büroausstattung und digitale Tools stehen zur Verfügung. Weiterbildungen im Bereich Office Management werden unterstützt. Es gibt Entwicklungsmöglichkeiten zum Senior Office Manager. Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen werden angeboten. Kostenfreie Getränke, Obst und Benefits sind vorhanden. Zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung. Die Position bietet vielseitige, verantwortungsvolle Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum.
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