Archivierungshilfe (m/w/d) für Geilenkirchen - 16,50 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
In Geilenkirchen suchen wir für ein Unternehmen eine Unterstützung im Bereich Archivierung und Dokumentenverwaltung. Du sorgst dafür, dass alle Unterlagen systematisch erfasst, geordnet und archiviert werden. Die Tätigkeit ist ideal für Menschen, die gerne strukturiert arbeiten und Ordnung schaffen. Du arbeitest eigenständig und nach klaren Vorgaben. Eine gründliche Einarbeitung in die Archivierungssysteme erfolgt vor Ort. Deine Arbeit trägt wesentlich zur Informationssicherheit des Unternehmens bei.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgabe ist die systematische Ablage und Archivierung von Dokumenten nach vorgegebenen Ordnungssystemen. Du sortierst und kategorisierst Unterlagen nach Aktenplänen und Richtlinien. Die Digitalisierung von Papierdokumenten mittels Scanner gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du erfasst archivierte Dokumente in Datenbanken und vergibst entsprechende Schlagworte. Die Verwaltung des physischen Archivs und die Pflege der Ordnerstrukturen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du holst Dokumente aus dem Archiv für Anfragen heraus und stellst sie zur Verfügung. Die Vorbereitung von Akten für die Vernichtung nach Aufbewahrungsfristen gehört ebenfalls dazu. Du sorgst für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien bei der Archivierung.
Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Inventur des Archivbestands. Du hilfst bei der Optimierung von Ablagestrukturen und bringst Verbesserungsvorschläge ein. Die Beschriftung und Kennzeichnung von Ordnern und Archivboxen fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei Umräumaktionen und der Neuorganisation von Archivflächen. Die Pflege von Listen über archivierte Bestände gehört zu deinen Aufgaben. Du assistierst bei der Schulung neuer Mitarbeiter in Archivierungsrichtlinien. Einfache administrative Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung können anfallen. Die Kommunikation mit Fachabteilungen zu Archivierungsfragen rundet deine Tätigkeit ab.
Anforderungen:
Ein Schulabschluss und Grundkenntnisse in der Büroorganisation sind erforderlich. Du solltest PC-Kenntnisse haben, insbesondere im Umgang mit Datenbanken und Office-Programmen. Eine sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise ist für diese Position wichtig. Du bist körperlich belastbar für Tätigkeiten wie Heben und Tragen von Aktenordnern. Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit zeichnen dich aus. Grundlegendes Verständnis für Datenschutz und Vertraulichkeit ist notwendig. Du arbeitest gerne selbstständig und nach vorgegebenen Systemen. Gute Deutschkenntnisse zum Verständnis von Dokumenteninhalten werden erwartet. Du bist geduldig und kannst dich gut konzentrieren.
Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, große Mengen an Dokumenten zu strukturieren. Du arbeitest systematisch und methodisch nach festen Vorgaben. Genauigkeit und Sorgfalt sorgen dafür, dass nichts verloren geht oder falsch abgelegt wird. Du bist selbstständig und kannst deine Arbeit eigenverantwortlich planen. Deine Zuverlässigkeit macht dich zu einer wichtigen Stütze in der Dokumentenverwaltung. Du hast ein gutes räumliches Vorstellungsvermögen für Archivstrukturen. Ausdauer und Geduld zeichnen dich auch bei umfangreichen Projekten aus. Du bist teamfähig und kommunizierst bei Bedarf mit anderen Abteilungen. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen ist selbstverständlich.
Arbeitszeiten:
Montag bis Donnerstag, 09:00 – 14:00 Uhr, 20 Stunden/Woche
Zusammenfassung:
Dir wird eine gründliche Einarbeitung in das Archivierungssystem geboten. Du erhältst einen Teilzeitarbeitsvertrag direkt beim Kundenunternehmen. Die Arbeitszeiten sind planbar und familienfreundlich gestaltet. Ein ruhiges Arbeitsumfeld ermöglicht konzentriertes Arbeiten. Du wirst Teil eines kleinen, freundlichen Teams. Die notwendige Ausstattung wie Scanner und IT wird vom Unternehmen gestellt. Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung mit entsprechenden Leistungen. Die Vergütung erfolgt pünktlich und zuverlässig. Eine langfristige Perspektive in einem etablierten Unternehmen ist gegeben. Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement sind vorhanden.
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