Kanzleiassistent (m/w/d) für Dinslaken - 17,00 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Als Kanzleiassistent in Dinslaken unterstützt du eine Rechtsanwalts-, Steuerberatungs- oder Notarkanzlei bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Du arbeitest in Teilzeit mit 25 Stunden pro Woche in einem professionellen Umfeld. Die Arbeitsatmosphäre ist strukturiert und von gegenseitigem Respekt geprägt. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die kanzleispezifischen Abläufe und verwendeten Systeme. Die Position bietet dir Einblicke in die anspruchsvolle Welt der rechtlichen oder steuerlichen Beratung. Deine Arbeit trägt dazu bei, dass die Kanzlei effizient arbeiten kann und Mandanten gut betreut werden. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Du hast Kontakt zu Mandanten und arbeitest eng mit Anwälten, Steuerberatern oder Notaren zusammen.
Branche: Recht & Steuerberatung
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgabe ist die Unterstützung bei der Verwaltung von Mandantenakten und der Organisation der Kanzleiabläufe. Du erfasst Mandantendaten, pflegst Stammdaten und stellst die Aktualität im Kanzleiverwaltungssystem sicher. Die Ablage und Archivierung von Dokumenten, Schriftsätzen und Unterlagen gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung einfacher Schriftstücke, Formulare und Standardschreiben nach Vorgabe. Die Bearbeitung der Post, einschließlich Fristenkontrolle und Weiterleitung, fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du koordinierst Termine mit Mandanten, Gerichten und Behörden und pflegst den Terminkalender. Die Vorbereitung von Unterlagen für Besprechungen und Gerichtstermine gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Zusammenstellung von Abrechnungsunterlagen für die Honorarberechnung.
Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die telefonische Annahme von Mandantenanrufen und die freundliche Weitervermittlung. Du kümmerst dich um die Verwaltung von Fristen im Fristensystem und erinnerst rechtzeitig daran. Die Bestellung von Büromaterial, Formularen und Fachliteratur kann zu deinen Nebenaufgaben gehören. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Akten und der Pflege digitaler Ablagesysteme. Die Organisation der Kanzleibibliothek und die Aktualisierung von Gesetzbüchern fällt in deinen Bereich. Du hilfst bei der Koordination von Kurierdiensten und Zustellungen. Die Unterstützung bei der Organisation von Fortbildungen und Kanzleibesprechungen gehört ebenfalls dazu. Zudem hilfst du bei einfachen Recherchen und der Beschaffung von Informationen.
Anforderungen:
Du verfügst über einen Realschulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Erfahrungen im Bürobereich oder in einer Kanzlei sind von Vorteil, aber nicht zwingend. Du bringst gute bis sehr gute Kenntnisse in MS Office mit, insbesondere Word und Outlook. Grundkenntnisse in Kanzleisoftware oder die Bereitschaft zur Einarbeitung sind wichtig. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse und eine sichere Rechtschreibung. Eine sorgfältige, strukturierte und diskrete Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und gewissenhaft. Verschwiegenheit im Umgang mit Mandantendaten ist für dich selbstverständlich. Interesse an rechtlichen oder steuerlichen Themen ist wünschenswert.
Du verfügst über Organisationstalent und kannst mehrere Aufgaben und Fristen im Blick behalten. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir einen professionellen und freundlichen Umgang mit Mandanten. Du bist teamfähig und arbeitest vertrauensvoll mit dem Kanzleiteam zusammen. Deine Arbeitsweise ist präzise und du achtest auf Genauigkeit bei Dokumenten und Fristen. Du zeigst Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen. Deine Auffassungsgabe ist gut, sodass du dich in fachliche Zusammenhänge einarbeiten kannst. Du bist belastbar und behältst auch bei Termindruck einen kühlen Kopf. Serviceorientierung und Zuverlässigkeit prägen deine Arbeitsweise. Selbstständigkeit innerhalb deiner Aufgaben ist für dich selbstverständlich.
Arbeitszeiten:
Du arbeitest in Teilzeit mit 25 Stunden pro Woche, in der Regel von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten können flexibel gestaltet werden, z.B. täglich 5 Stunden vormittags oder an weniger Tagen mit längeren Schichten. Die genaue Einteilung erfolgt in Abstimmung mit der Kanzlei. Mögliche Arbeitszeiten sind z.B. 08:30 bis 13:30 Uhr oder 09:00 bis 14:00 Uhr. Eine Mittagspause ist bei längeren Schichten eingeplant. Gelegentlich kann Flexibilität bei dringenden Fristen erforderlich sein. Wochenendarbeit ist normalerweise nicht erforderlich.
Zusammenfassung:
Unser Vermittlungskunde in Dinslaken bietet dir einen professionellen Arbeitsplatz in einer etablierten Kanzlei. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung in die Kanzleiabläufe und die verwendete Software. Der Arbeitsplatz ist modern ausgestattet mit aktueller Bürotechnik. Es werden Schulungen zu kanzleispezifischen Themen angeboten. Du arbeitest in einem professionellen Team mit klaren Strukturen und gegenseitiger Unterstützung. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht dir eine gute Work-Life-Balance. Die Verkehrsanbindung in Dinslaken ist gut, Parkplätze sind in der Regel vorhanden. Je nach Kanzlei können zusätzliche Leistungen wie Fortbildungsmöglichkeiten oder flexible Arbeitszeiten angeboten werden. CALUMA als Personalvermittlungsagentur begleitet dich professionell durch den Bewerbungsprozess.
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