Verwaltungsassistenz (m/w/d) für Königswinter – 18,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsassistenz unterstützt du unseren Kunden in Königswinter bei der Bewältigung vielfältiger administrativer Aufgaben. Du bist eine wichtige Unterstützung für verschiedene Abteilungen und trägst zur effizienten Organisation der täglichen Verwaltungsarbeit bei. In dieser verantwortungsvollen Position arbeitest du eigenständig und hast direkten Kontakt zu verschiedenen Ansprechpartnern. Du wirst in ein bestehendes Team integriert und profitierst von einer fundierten Einarbeitung in die betrieblichen Abläufe und Systeme.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Unterlagen. Du erstellst, prüfst und archivierst wichtige Schriftstücke und sorgst für eine ordnungsgemäße Ablage. Die Datenpflege in verschiedenen Systemen und Datenbanken gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du unterstützt bei der Erstellung von Reports und Auswertungen, bereitest Unterlagen für Meetings vor und erstellst Präsentationen. Die Koordination von Terminen und die Organisation von Abläufen sind weitere zentrale Aufgaben. Du bearbeitest Anfragen per E-Mail und Telefon und leitest diese an die zuständigen Stellen weiter.

Zu den Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung und -prüfung. Du hilfst bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und dokumentierst Geschäftsvorgänge. Die Pflege von Statistiken und Listen sowie die Kontrolle von Fristen und Terminen gehören ebenfalls dazu. Du unterstützt bei Projekten mit administrativen Zuarbeiten und koordinierst die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen. Auch die Organisation von Schulungen oder internen Veranstaltungen kann zu deinen gelegentlichen Aufgaben gehören.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Schulabschluss und idealerweise über eine Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich oder vergleichbare Kenntnisse. Berufserfahrung in der Verwaltung ist wünschenswert. Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und beherrschst MS Office (Word, Excel, Outlook) sicher. Du bist bereit, dich in betriebsspezifische Software einzuarbeiten. Deine Arbeitsweise ist strukturiert, zuverlässig und genau. Du zeigst Eigeninitiative und kannst selbstständig arbeiten. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten ist für dich selbstverständlich.

Du zeichnest dich durch ausgeprägtes Organisationstalent und eine systematische Arbeitsweise aus. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir bei der Bearbeitung komplexer Vorgänge. Du bist kommunikationsstark und kannst dich sowohl schriftlich als auch mündlich klar ausdrücken. Deine Teamfähigkeit ermöglicht eine gute Zusammenarbeit mit Kollegen verschiedener Abteilungen. Du arbeitest sorgfältig, gewissenhaft und achtest auf Details. Deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit helfen dir, dich auf wechselnde Anforderungen einzustellen. Du bist belastbar und behältst auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr (40 Stunden/Woche mit 1 Stunde Pause). Nach der Einarbeitung können flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Kernarbeitszeit nach Absprache möglich sein.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir einen modernen Arbeitsplatz mit zeitgemäßer IT-Ausstattung. Du erhältst eine intensive Einarbeitung in die spezifischen Systeme und Prozesse. Ein freundliches Team unterstützt dich und steht dir mit Rat zur Seite. Es erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben in einem professionellen Umfeld. Du hast die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln. Bei entsprechender Leistung besteht die Option auf eine langfristige Perspektive. CALUMA unterstützt dich als Personalvermittlung während des gesamten Prozesses.