Verwaltungsassistent (m/w/d) für Ilmenau – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsassistent unterstützt du ein Unternehmen in Ilmenau bei allen verwaltungstechnischen Aufgaben. Du bist Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und sorgst für einen effizienten Informationsfluss. In dieser Rolle arbeitest du strukturiert mit Formularen, Anträgen und Dokumenten und leistest einen wichtigen Beitrag zur Organisationsstruktur. Ein sicherer Arbeitsplatz mit geregelten Abläufen erwartet dich.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungsassistenten (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Bearbeitung von Anträgen und Formularen nach vorgegebenen Richtlinien, die Prüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit und Korrektheit, die Erfassung und Verwaltung von Daten in Datenbanksystemen, die Kommunikation mit Antragstellern und Behörden, die Erstellung von Bescheiden und offiziellen Schreiben, die Aktenführung und systematische Ablage, die Terminverwaltung und Fristenkontrolle sowie die Beratung von Kunden zu Verfahrensabläufen.

Du unterstützt bei der Erstellung von Statistiken und Berichten für die Geschäftsführung, hilfst bei internen Audits und Qualitätssicherungsmaßnahmen, bereitest Unterlagen für Prüfungen und Kontrollen vor, pflegst Handbücher und Arbeitsanweisungen, koordinierst den Austausch mit externen Dienstleistern, archivierst Altakten nach Aufbewahrungsfristen, unterstützt bei der Einführung neuer Verwaltungssoftware und schulst neue Mitarbeiter in Standardprozessen.

Anforderungen:

Du hast idealerweise eine Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse. Erfahrung mit Verwaltungsabläufen und Behördenkommunikation ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du arbeitest genau, gewissenhaft und regelkonform. Verschwiegenheit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein sind selbstverständlich für dich. Du bist vertraut mit digitalen Aktenführungssystemen oder lernbereit. Freundlichkeit im Kundenkontakt und Geduld bei der Bearbeitung komplexer Vorgänge zeichnen dich aus.

Du bringst ein ausgeprägtes Verständnis für Vorschriften und Regelwerke mit, arbeitest systematisch und nachvollziehbar, kommunizierst klar und verständlich, auch mit fachfremden Personen, zeigst Diskretion und Integrität, arbeitest sorgfältig und fehlerfrei, behältst Fristen und Deadlines im Blick, bist serviceorientiert und hilfsbereit, kannst komplexe Sachverhalte strukturieren, arbeitest auch unter Druck konzentriert und zeigst diplomatisches Geschick in schwierigen Situationen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 07:30 – 16:30 Uhr oder 08:00 – 17:00 Uhr, 39 Stunden pro Woche, keine Wochenend- oder Schichtarbeit

Zusammenfassung:

CALUMA vermittelt dich an eine Position mit hoher Arbeitsplatzsicherheit in Ilmenau. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in alle Verwaltungsprozesse und Systeme, arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit klaren Zuständigkeiten, profitierst von geregelten Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch, hast Zugang zu Fortbildungen im Verwaltungsbereich, arbeitest in einem kollegialen Team mit gegenseitiger Unterstützung, erhältst alle notwendigen Arbeitsmaterialien und EDV-Ausstattung gestellt und kannst dich langfristig in diesem Bereich weiterentwickeln. Gute Übernahmechancen sind gegeben.