Verwaltungsassistent (m/w/d) für Heinsberg – 19,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

CALUMA vermittelt dich als Verwaltungsassistent an eine Institution in Heinsberg, wo du in der allgemeinen Verwaltung tätig wirst. Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben und bist Ansprechpartner für verschiedene Anliegen. Die Position erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt und die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit klar definierten Prozessen und Abläufen. Das Team ist erfahren und unterstützt dich bei der Einarbeitung in die spezifischen Anforderungen der Verwaltungsarbeit. Du erhältst Einblick in verschiedene Verwaltungsbereiche und erweiterst kontinuierlich dein Fachwissen.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungsfachkräfte (m/w/d)

Aufgaben:

In Heinsberg bearbeitest du Anträge und Anfragen nach vorgegebenen Richtlinien und Verfahren. Du prüfst eingereichte Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die Erfassung und Pflege von Daten in Verwaltungssoftware gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du erstellst Bescheide, Schreiben und Verfügungen nach vorgegebenen Mustern. Die Bearbeitung von schriftlichen und telefonischen Anfragen von Bürgern oder Geschäftspartnern liegt in deiner Verantwortung. Du führst Akten nach den geltenden Aufbewahrungsfristen und Ordnungssystemen. Die Terminkoordination und -überwachung für verschiedene Verfahren gehört ebenfalls zu deinem Aufgabengebiet. Du wirkst bei statistischen Erhebungen und Auswertungen mit.

Du unterstützt bei der Vorbereitung von Sitzungen und Gremienarbeiten. Die Archivierung abgeschlossener Vorgänge nach gesetzlichen Vorgaben fällt in deinen Bereich. Du hilfst bei der Bearbeitung von Widersprüchen und sammelnst erforderliche Informationen. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und externen Stellen koordinierst du bei Bedarf. Du unterstützt bei der Einführung neuer Verwaltungsprozesse und -software. Die Aktualisierung von Formularen und Vorlagen gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du hilfst bei der Organisation von Sprechstunden und Bürgerterminen in Heinsberg.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über eine Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation. Kenntnisse im Verwaltungsrecht und in Verwaltungsabläufen sind wünschenswert, können aber auch eingearbeitet werden. Du beherrschst gängige Office-Anwendungen und hast idealerweise Erfahrung mit Fachsoftware. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und regelkonform. Ein Verständnis für rechtliche Zusammenhänge und die Fähigkeit, diese anzuwenden, sind wichtig. Du gehst sicher mit Zahlen und Fristen um. Berufserfahrung in der Verwaltung oder im öffentlichen Dienst ist von Vorteil.

Deine Genauigkeit und Zuverlässigkeit zeichnen dich besonders aus. Du verfügst über ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, besonders im Umgang mit personenbezogenen Daten. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den professionellen Umgang mit unterschiedlichen Personen in Heinsberg. Du bleibst auch bei komplexen oder konfliktbehafteten Situationen sachlich und lösungsorientiert. Deine Diskretion und Verschwiegenheit sind selbstverständlich. Du arbeitest selbstständig, holst dir aber bei Unsicherheiten fachlichen Rat. Deine Serviceorientierung hilft dir, auch bei schwierigen Anfragen freundlich zu bleiben. Du zeigst Lernbereitschaft bei neuen Rechtsänderungen und Verfahren.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 16:00 Uhr, 39 Stunden/Woche, geregelte Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Schichtdienst

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir in Heinsberg einen sicheren Arbeitsplatz mit geregelten Strukturen. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die spezifischen Verwaltungsabläufe. Die Arbeitszeiten sind familienfreundlich ohne Schichtdienst. Es besteht die Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterbildung in Verwaltungsthemen. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit gegenseitiger Unterstützung. Die Vergütung erfolgt fair und regelmäßig. Bei bewährter Zusammenarbeit ist eine langfristige Perspektive gegeben. Die Räumlichkeiten sind modern ausgestattet und barrierefrei. Gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten sind vorhanden.