Telefonservice Verwaltung (m/w/d) für Meißen – 17,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du bist die freundliche Stimme am Telefon und erste Anlaufstelle für Anrufer in Meißen. Als Verwaltungshilfe im Telefonservice bearbeitest du Anrufe professionell und unterstützt gleichzeitig bei administrativen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die kompetente telefonische Betreuung mit Verwaltungstätigkeiten kombinieren möchten. Du arbeitest serviceorientiert und bist kommunikativ stark. Diese Position bietet dir vielfältige Kontakte und abwechslungsreiche Aufgaben.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die professionelle Annahme und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe. Du nimmst Anliegen auf, beantwortest allgemeine Fragen oder leitest die Anrufer an die zuständigen Ansprechpartner weiter. Die Erfassung von Nachrichten und deren Weiterleitung per E-Mail oder Notiz gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du führst ausgehende Telefonate zur Terminbestätigung, Informationsweitergabe oder Rückfragenklärung. Die Pflege von Kontaktdaten und Telefonlisten ist ebenfalls deine Aufgabe. Du dokumentierst wichtige Anrufe und Anliegen im entsprechenden System. Die Bearbeitung von telefonischen Reklamationen oder Beschwerden in erster Instanz gehört auch zu deinen Verantwortlichkeiten.

Zusätzlich unterstützt du bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben wie der Bearbeitung von E-Mails und der Korrespondenz. Du pflegst Terminkalender und koordinierst Besprechungstermine telefonisch. Die Vorbereitung von Unterlagen für Telefonate und Follow-ups gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du hilfst bei der Erstellung von Telefonprotokollen und Gesprächsnotizen. Auch die Bearbeitung schriftlicher Anfragen, die im Zusammenhang mit Telefonaten stehen, fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Aktualisierung von FAQ-Listen und Informationsunterlagen für den Telefonservice. Bei Bedarf übernimmst du Empfangstätigkeiten oder andere administrative Aufgaben.

Anforderungen:

Du verfügst über eine gute telefonische Ausdrucksweise und kommunizierst sicher in deutscher Sprache. Ein Schulabschluss ist erforderlich, eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Kundenservice ist von Vorteil. Du bist freundlich, geduldig und serviceorientiert, auch bei schwierigen Gesprächspartnern. Gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Telefonsystemen sind erforderlich. Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig managen und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Belastbarkeit und eine positive Ausstrahlung sind wichtig. Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit Informationen sind selbstverständlich.

Deine Kommunikationsfähigkeit ist ausgeprägt und du kannst dich auf verschiedene Gesprächspartner einstellen. Du bist empathisch und hörst aktiv zu, um Anliegen richtig zu verstehen. Deine Serviceorientierung zeigt sich in deiner hilfsbereiten und lösungsorientierten Art. Du bleibst auch bei hohem Anrufaufkommen oder schwierigen Situationen freundlich und professionell. Deine Organisationsfähigkeit ermöglicht es dir, Anrufe effizient zu bearbeiten und nachzuverfolgen. Du arbeitest strukturiert und kannst Prioritäten setzen. Deine Belastbarkeit und Stressresistenz helfen dir, auch in intensiven Phasen die Qualität zu halten. Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 37,5 – 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten je nach Telefonservicezeiten des Kunden, in der Regel zwischen 08:00 und 17:00 Uhr. Eventuell auch frühere oder spätere Schichten erforderlich, wird vorab kommuniziert.

Zusammenfassung:

Der Kunde stellt dir einen modernen Telefonarbeitsplatz mit Headset und aktuellen Systemen zur Verfügung. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die Telefonanlage, die Produktpalette und die häufigsten Anliegen. Es erwarten dich ein kollegiales Team und eine unterstützende Arbeitsatmosphäre. Du sammelst wertvolle Erfahrung im professionellen Telefonservice und in der Kundenkommunikation. Die Position bietet dir vielfältige Kontakte und Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche. Bei Bewährung bestehen oft gute Chancen auf Übernahme oder längerfristige Zusammenarbeit. Regelmäßige Schulungen zur Kommunikation und zu Produkten können angeboten werden.