Office Manager Assistant (m/w/d) für Ahlen – 20,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager Assistant (m/w/d) in Ahlen unterstützt du die Geschäftsführung eines Dienstleistungsunternehmens bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an einen modernen Arbeitgeber, der Wert auf professionelles Büromanagement legt. Du bist die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgst für einen reibungslosen Büroablauf. Diese verantwortungsvolle Position bietet dir vielfältige Aufgaben und Gestaltungsspielraum.

Branche: Dienstleistung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Büroassistenten (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Koordination von Terminen und Meetings, die Organisation von Geschäftsreisen sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Du bearbeitest die Korrespondenz, erstellst Präsentationen und Berichte und übernimmst das Projektmanagement für administrative Projekte. Die Budgetverwaltung für das Office Management, die Betreuung von Besuchern und die Koordination mit externen Dienstleistern gehören zu deinem Verantwortungsbereich. Du bist Ansprechpartner für Mitarbeiter bei organisatorischen Fragen.

Nebenaufgaben umfassen die Planung und Durchführung von Firmenevents, die Verwaltung von Verträgen und Versicherungen sowie die Optimierung interner Prozesse. Du kümmerst dich um die Beschaffung von Büroausstattung, verhandelst mit Lieferanten und übernimmst das Facility Management. Die Pflege der Unternehmens-Website, die Unterstützung im HR-Bereich und die Organisation von Schulungen können ebenfalls Teil deiner Tätigkeit sein.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, alternativ über mehrjährige Berufserfahrung im Office Management. Du beherrschst MS Office sehr gut und hast idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind erforderlich. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert. Belastbarkeit und Diskretion sind unerlässlich.

Du überzeugst durch ein professionelles und souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten. Organisationstalent, strategisches Denken und unternehmerisches Handeln zeichnen dich aus. Du bist service- und dienstleistungsorientiert und arbeitest sowohl eigenständig als auch im Team. Flexibilität, Zuverlässigkeit und eine hohe Einsatzbereitschaft sind für dich selbstverständlich. Du hast ein Gespür für Prioritäten und kannst mehrere Projekte parallel managen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr, gelegentlich flexible Zeiten erforderlich, 40 Stunden/Woche

Zusammenfassung:

Der Arbeitgeber bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem modernen Arbeitsumfeld. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und erhältst umfassende Einblicke in alle Unternehmensbereiche. Es erwarten dich Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven. Die Arbeitsatmosphäre ist professionell und wertschätzend. CALUMA begleitet dich durch den gesamten Vermittlungsprozess und steht dir als Partner zur Seite.