Office Assistant (m/w/d) für Bremen – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Assistant unterstützt du unser Kundenunternehmen in Bremen bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büroalltag. Du bist zentrale Anlaufstelle für verschiedene Anliegen und sorgst für einen effizienten Ablauf aller Prozesse. In einem internationalen Umfeld arbeitest du eigenständig und im Team. CALUMA vermittelt dich in eine vielseitige Position mit Entwicklungsperspektive.

Branche: Dienstleistungen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die Organisation und Koordination von Terminen und Meetings, die Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und idealerweise englischer Sprache sowie die Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen. Du erstellst Präsentationen, Berichte und Auswertungen, pflegst Datenbanken und unterstützt bei der Reiseorganisation. Die Betreuung von Besuchern, die Organisation von Veranstaltungen sowie die allgemeine Büroorganisation fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du koordinierst mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.

Neben den Hauptaufgaben übernimmst du das Bestellwesen für Büromaterial und Equipment, unterstützt bei der Onboarding von neuen Mitarbeitern und wirkst bei internen Kommunikationsprozessen mit. Du hilfst bei der Pflege des Intranets, erstellst Newsletter und unterstützt bei HR-administrativen Aufgaben. Die Organisation von Schulungen, die Verwaltung von Verträgen sowie die Unterstützung des Managements bei Sonderprojekten gehören ebenfalls zu deinen Nebenaufgaben.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss. Der sichere Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationstools ist Voraussetzung. Du hast idealerweise bereits Erfahrung als Office Manager, Assistenz oder in ähnlichen Positionen gesammelt. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du bringst Organisationstalent und ein professionelles Auftreten mit.

Du arbeitest selbstständig, strukturiert und bist ein Organisationstalent. Deine Arbeitsweise ist proaktiv und lösungsorientiert. Du bist kommunikationsstark, sowohl schriftlich als auch mündlich, und gehst sicher mit verschiedenen Stakeholdern um. Flexibilität, Belastbarkeit und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus. Du bist teamfähig, diskret und arbeitest zuverlässig. Serviceorientierung und ein freundliches Wesen runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr mit flexiblen Pausenregelungen. Nach Einarbeitung ist Gleitzeit möglich.

Zusammenfassung:

Unser Kundenunternehmen bietet dir eine spannende Position in einem modernen, internationalen Umfeld. Du arbeitest in einem professionellen Team mit offener Unternehmenskultur. Die Einarbeitung ist strukturiert mit persönlichem Mentor. Dir stehen state-of-the-art Arbeitsmittel zur Verfügung und du erhältst regelmäßige Weiterbildungen. Homeoffice nach Einarbeitung, flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeiterbenefits werden geboten. Teamevents und gute Verkehrsanbindung runden das Paket ab. CALUMA unterstützt dich während des gesamten Vermittlungsprozesses.