Meeting-Koordinator (m/w/d) für Dorsten – 17,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Meeting-Koordinator in Dorsten bist du zuständig für die professionelle Organisation und Durchführung von Besprechungen. Du sorgst dafür, dass Meetings reibungslos ablaufen. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen in Dorsten, die Unterstützung bei der Meeting-Organisation benötigen. Diese Teilzeitposition erfordert Organisationsgeschick und Serviceorientierung.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Bürohelfer (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Organisation und Koordination von Meetings und Besprechungen. Du planst Termine in Abstimmung mit den Teilnehmern. Die Reservierung und Vorbereitung von Besprechungsräumen gehört zu deinen Aufgaben. Du stellst sicher, dass alle technischen Geräte funktionieren. Die Versendung von Einladungen mit Agenda und Unterlagen übernimmst du. Du bereitest Präsentationen und Unterlagen für Meetings vor. Die Begrüßung von Teilnehmern und die Bewirtung mit Getränken fällt in deinen Bereich. Du erstellst Protokolle oder Notizen während der Meetings. Die Nachbereitung und Verteilung von Meeting-Dokumenten gehört zu deinen Tätigkeiten.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Organisation von Catering für größere Meetings. Du kümmerst dich um die Einrichtung von Video- und Telefonkonferenzen. Die Verwaltung von Meeting-Räumen und deren Ausstattung übernimmst du. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen. Die Pflege eines Meeting-Kalenders und die Vermeidung von Überschneidungen gehören dazu. Du hilfst bei der technischen Unterstützung während Meetings. Die Organisation von Parkplätzen für externe Teilnehmer kann anfallen. Gelegentlich unterstützt du auch bei der Organisation größerer Veranstaltungen.

Anforderungen:

Du bist mindestens 18 Jahre alt und hast sehr gute Deutschkenntnisse. Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise sind essentiell. Du verfügst über gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere PowerPoint und Outlook. Ein freundliches und professionelles Auftreten zeichnet dich aus. Du bist serviceorientiert und gehst auf die Bedürfnisse der Teilnehmer ein. Technisches Verständnis für Präsentationstechnik ist hilfreich. Du kannst mehrere Meetings parallel organisieren. Flexibilität und Belastbarkeit bringst du mit. Diskretion bei vertraulichen Meetings ist wichtig.

Organisationstalent ist deine Hauptstärke – du planst vorausschauend und detailliert. Du bist serviceorientiert und sorgst für einen professionellen Rahmen. Kommunikationsstärke ermöglicht dir den Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen. Du arbeitest sehr sorgfältig und achtest auf Details. Selbstständigkeit und Eigeninitiative zeichnen dich aus. Du bist stressresistent und behältst auch bei parallelen Meetings die Ruhe. Technische Affinität hilft dir beim Umgang mit Meeting-Technik. Du zeigst Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen. Eine positive Ausstrahlung und Zuverlässigkeit runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 15 bis 25 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten orientieren sich an den Meeting-Zeiten, in der Regel Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 18:00 Uhr. Die genaue Zeiteinteilung wird individuell mit dem Kundenunternehmen vereinbart. Flexibilität für Einsätze am frühen Morgen oder späten Nachmittag ist wünschenswert. Gelegentlich können auch Abendtermine für besondere Meetings anfallen. Wochenendarbeit ist selten, aber bei besonderen Events möglich.

Zusammenfassung:

CALUMA bietet dir für diese verantwortungsvolle Position einen Stundenlohn von 17,50 €. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit vielfältigen Kontakten. Die Teilzeitbeschäftigung lässt sich gut mit anderen Aktivitäten vereinbaren. Du entwickelst wichtige organisatorische und kommunikative Fähigkeiten. Bei guter Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit einer langfristigen Beschäftigung. Du lernst verschiedene Unternehmensbereiche und Führungskräfte kennen. Die Arbeit ist abwechslungsreich durch unterschiedliche Meeting-Formate. CALUMA steht dir während der gesamten Vermittlung als Ansprechpartner zur Verfügung.