Dokumentenmanager (m/w/d) für Bingen am Rhein - 19,00 € / Stunde - Vollzeit
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Jobbeschreibung
Als Dokumentenmanager in Bingen am Rhein bist du verantwortlich für die strukturierte Verwaltung, Pflege und Archivierung aller Unternehmensdokumente. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das großen Wert auf professionelles Dokumentenmanagement und strukturierte Ablagesysteme legt. Du sorgst dafür, dass alle Dokumente jederzeit auffindbar sind und etablierst Prozesse für die Dokumentenverwaltung. Diese Position bietet dir die Möglichkeit, systematisch zu arbeiten und wichtige Strukturen im Unternehmen zu schaffen.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Dokumentenmanager (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgaben umfassen die Entwicklung und Pflege eines strukturierten Dokumentenmanagementsystems. Du organisierst die digitale und physische Ablage von Dokumenten nach definierten Strukturen. Die Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen, OCR-Erkennung und korrekte Ablage liegt in deiner Verantwortung. Du stellst sicher, dass Dokumente nach rechtlichen und unternehmerischen Vorgaben archiviert werden. Die Verwaltung von Zugriffs- und Berechtigungskonzepten für Dokumente gehört zu deinen Aufgaben. Du schulst Mitarbeiter in der korrekten Nutzung des Dokumentenmanagementsystems. Die regelmäßige Überprüfung und Aussonderung veralteter Dokumente nach Aufbewahrungsfristen ist Teil deiner Tätigkeit. Du erstellst Richtlinien und Standards für die Dokumentenverwaltung.
Als Nebenaufgaben unterstützt du bei der Einführung neuer DMS-Software oder Tools. Du koordinierst mit der IT-Abteilung bei technischen Fragen zum Dokumentenmanagement. Die Erstellung von Übersichten und Reports über den Dokumentenbestand gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du unterstützt bei internen und externen Audits durch Bereitstellung von Dokumenten. Die Beratung von Abteilungen bei der Organisation ihrer Dokumentenablage liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du wirkst bei der Entwicklung von Prozessen zur Versionskontrolle mit. Die Sicherstellung der Datensicherheit und des Datenschutzes im Dokumentenmanagement sowie die Koordination von Archivumzügen oder -umstrukturierungen runden dein Profil ab.
Anforderungen:
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Archivwesen ist wünschenswert. Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, in der Archivierung oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil. Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise Erfahrung mit DMS-Software. Kenntnisse über rechtliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutz sind wünschenswert. Du arbeitest äußerst strukturiert, systematisch und detailgenau. Deine Arbeitsweise ist selbstständig und eigenverantwortlich. Du bist kommunikationsstark und kannst Strukturen verständlich vermitteln. Affinität zu digitalen Systemen und Prozessen zeichnet dich aus.
Du zeichnest dich durch ausgeprägtes Organisationstalent und systematisches Denken aus. Deine Detailgenauigkeit stellt sicher, dass Dokumente korrekt abgelegt und verschlagwortet werden. Du arbeitest strukturiert und schaffst klare, nachvollziehbare Ablagestrukturen. Deine analytischen Fähigkeiten ermöglichen es dir, optimale Strukturen zu entwickeln. Du bist geduldig und gewissenhaft bei umfangreichen Archivierungsarbeiten. Deine Kommunikationsstärke hilft dir, Kollegen in neue Systeme einzuführen. Du zeigst Eigeninitiative bei der Optimierung von Prozessen. Deine Zuverlässigkeit und dein Verantwortungsbewusstsein sichern die Integrität des Dokumentenbestands.
Arbeitszeiten:
Montag bis Freitag, in der Regel von 08:00 bis 17:00 Uhr mit einer Stunde Pause. Gleitzeit kann nach Absprache möglich sein. Gelegentliche Überstunden bei größeren Projekten können anfallen.
Zusammenfassung:
Das Unternehmen bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit hoher Bedeutung für das Unternehmen. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in bestehende Systeme und Strukturen. Regelmäßige Schulungen zu DMS-Software und rechtlichen Vorgaben werden angeboten. Du arbeitest selbstständig mit viel Gestaltungsspielraum. Ein ruhiges Arbeitsumfeld mit moderner IT-Ausstattung erwartet dich. Geregelte Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Je nach Unternehmen werden zusätzliche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Urlaubsgeld oder Weiterbildungsmöglichkeiten geboten. Die Perspektive zur Spezialisierung oder zur Übernahme von Projektverantwortung ist gegeben.
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