Dokumentenmanagement Mitarbeiter (m/w/d) für Marl – 16,00 € / Stunde – Minijob

Jobbeschreibung

Du unterstützt Unternehmen in Marl bei der Verwaltung, Organisation und Digitalisierung ihrer Dokumente. Als Verwaltungshilfe im Dokumentenmanagement sorgst du dafür, dass alle Unterlagen ordnungsgemäß erfasst, abgelegt und auffindbar sind. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die Unterstützung beim strukturierten Umgang mit ihrer Dokumentation benötigen. Diese Position im Minijob-Rahmen eignet sich ideal als Nebentätigkeit oder für den Wiedereinstieg ins Berufsleben. Du arbeitest in einem ruhigen Umfeld und kannst konzentriert und selbstständig arbeiten.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Minijob

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die systematische Ablage und Archivierung von Dokumenten nach vorgegebenen Strukturen. Du sortierst eingehende Unterlagen, prüfst sie auf Vollständigkeit und ordnest sie den entsprechenden Akten oder Vorgängen zu. Die Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen und die anschließende Qualitätskontrolle gehören zu deinen täglichen Aufgaben. Du benennst digitale Dateien nach den vorgegebenen Namenskonventionen und speicherst sie in den richtigen Ordnerstrukturen. Die Pflege des Dokumentenmanagementsystems und die Verschlagwortung von Dokumenten für eine bessere Auffindbarkeit sind ebenfalls deine Aufgaben. Du entsorgst Altakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen fachgerecht.

Zu deinen weiteren Aufgaben gehört die Unterstützung bei der Suche und Bereitstellung von archivierten Dokumenten für andere Abteilungen. Du hilfst bei der Erstellung und Pflege von Aktenverzeichnissen und Registraturen. Die Kontrolle der Vollständigkeit von Dokumentensätzen und das Nachfordern fehlender Unterlagen fallen in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Optimierung der Ablagestrukturen und bringst Verbesserungsvorschläge ein. Auch die Beschriftung und Organisation von Ordnern und Archivmaterial gehört zu deinen Tätigkeiten. Bei Bedarf unterstützt du bei einfachen administrativen Aufgaben im Büro.

Anforderungen:

Du bist eine sorgfältige und ordnungsliebende Person, die Freude an strukturierter Arbeit hat. Ein Schulabschluss ist erforderlich, besondere Vorkenntnisse sind nicht notwendig, da du eingearbeitet wirst. Grundkenntnisse im Umgang mit Computer, insbesondere Dateiverwaltung und einfache Scanner-Bedienung, sollten vorhanden sein. Du arbeitest gewissenhaft und achtest auf Details. Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind wichtig. Grundlegende Deutschkenntnisse zum Verständnis von Dokumenteninhalten sind erforderlich. Du kannst konzentriert auch bei repetitiven Aufgaben arbeiten.

Deine Organisationsfähigkeit zeigt sich in deiner systematischen Herangehensweise an die Ablage. Du bist aufmerksam und erkennst, wenn Dokumente fehlen oder nicht korrekt zugeordnet sind. Deine Zuverlässigkeit stellt sicher, dass alle Dokumente ordnungsgemäß bearbeitet werden. Du arbeitest selbstständig und kannst dir deine Arbeit gut einteilen. Diskretion ist für dich selbstverständlich, da du mit vertraulichen Unterlagen umgehst. Du bist geduldig und arbeitest auch bei größeren Mengen an Dokumenten strukturiert. Deine Lernbereitschaft hilft dir, dich schnell in neue Ablagesysteme einzuarbeiten.

Arbeitszeiten:

Geringfügige Beschäftigung (Minijob) mit maximal 538 Euro monatlich. Arbeitszeit ca. 8-10 Stunden pro Woche, flexibel einteilbar nach Absprache. Mögliche Arbeitszeiten zwischen Montag und Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr, je nach Verfügbarkeit und Kundenbedarf.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir flexible Arbeitszeiten, die sich gut mit anderen Verpflichtungen vereinbaren lassen. Du erhältst eine ausführliche Einarbeitung in die Ablagesysteme und die Bedienung der Scanner- und Archivierungssysteme. Die Tätigkeit ist körperlich nicht belastend und findet in ruhiger Büroatmosphäre statt. Du arbeitest selbstständig und kannst dir deine Arbeit gut einteilen. Die Position bietet dir einen unkomplizierten Einstieg oder Wiedereinstieg in die Berufswelt. Bei Interesse und Verfügbarkeit können die Stunden oft angepasst werden. Die Arbeitszeiten sind planbar und verlässlich.