Dokumentenmanagement-Assistenz (m/w/d) für Taunusstein - 17,80 € / Stunde - Vollzeit
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Jobbeschreibung
Unser Kunde in Taunusstein sucht Unterstützung im Bereich Dokumentenmanagement. Du bist verantwortlich für die Organisation, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Diese Position bietet dir die Chance, in einem strukturierten Umfeld zu arbeiten und wichtige digitale Prozesse zu unterstützen.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Als Dokumentenmanagement-Assistenz übernimmst du die Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen und elektronische Erfassung. Du benennst Dateien nach vorgegebenen Konventionen und ordnest sie den richtigen Kategorien zu. Die Pflege des Dokumentenmanagementsystems und die Sicherstellung der Ordnerstruktur gehören zu deinen Aufgaben. Du versiehst Dokumente mit Metadaten und Schlagworten für eine bessere Auffindbarkeit. Die Versionskontrolle von Dokumenten und die Archivierung älterer Versionen liegen in deiner Verantwortung. Du stellst sicher, dass Zugriffsrechte korrekt vergeben sind.
Neben den Hauptaufgaben unterstützt du bei der Entwicklung und Optimierung von Ablagestrukturen. Du erstellst Dokumentationen und Anleitungen für das Dokumentenmanagementsystem. Die Schulung von Kollegen im Umgang mit dem System kann zu deinen Aufgaben gehören. Du überprüfst regelmäßig die Qualität der abgelegten Dokumente. Auch die Unterstützung bei der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und die Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente ist Teil deiner Tätigkeit. Du wirkst bei Audits und Dokumentenprüfungen mit.
Anforderungen:
Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Dateiverwaltung, sind wichtig. Du arbeitest strukturiert, systematisch und äußerst gewissenhaft. Ein Verständnis für Datenschutz und Compliance-Anforderungen ist wünschenswert. Du bist technisch versiert und kannst dich schnell in neue Software einarbeiten. Deutschkenntnisse auf sehr gutem Niveau sind erforderlich.
Deine organisatorischen Fähigkeiten ermöglichen es dir, große Mengen an Dokumenten zu strukturieren. Du denkst systematisch und entwickelst logische Ablagekonzepte. Deine Detailgenauigkeit stellt sicher, dass nichts verloren geht oder falsch abgelegt wird. Du bist technikaff in und hast Freude an digitalen Lösungen. Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten liegt dir. Du kannst gut mit Deadlines umgehen und priorisierst deine Aufgaben effektiv. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich.
Arbeitszeiten:
Montag bis Freitag, 08:30 – 17:30 Uhr mit flexiblen Pausenzeiten. Home-Office ist nach Einarbeitung an einem Tag pro Woche möglich.
Zusammenfassung:
Dir wird eine umfassende Einarbeitung in das Dokumentenmanagementsystem geboten. Du erhältst einen modernen Arbeitsplatz mit ergonomischer Ausstattung. Das Unternehmen legt Wert auf Work-Life-Balance und bietet flexible Arbeitszeitmodelle. Es bestehen gute Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich digitales Informationsmanagement. Unser Kunde unterstützt Weiterbildungen im IT-Bereich. Die Übernahme in ein Festanstellung ist bei guter Leistung vorgesehen. Zusätzlich gibt es ein angenehmes Betriebsklima.
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