Büroservice (m/w/d) für Nordhausen – 17,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Büroservice-Mitarbeiter in Vollzeit bist du in Nordhausen eine wichtige Unterstützung für verschiedene Abteilungen unserer Kundenunternehmen. Du hilfst bei der Bewältigung täglicher administrativer und organisatorischer Aufgaben und sorgst für effiziente und reibungslose Büroabläufe. In dieser vielseitigen Position erwartet dich ein breites Spektrum an Verwaltungstätigkeiten in einem dynamischen und professionellen Arbeitsumfeld mit interessanten und abwechslungsreichen Herausforderungen. Du erhältst eine umfassende und strukturierte Einarbeitung und wirst kontinuierlich von erfahrenen und kompetenten Kollegen begleitet und unterstützt. Die Tätigkeit bietet dir die Chance, deine organisatorischen, administrativen und kommunikativen Fähigkeiten optimal einzubringen und stetig weiterzuentwickeln. Du arbeitest in modernen Büroräumlichkeiten mit zeitgemäßer technischer Infrastruktur und ergonomischer Arbeitsplatzausstattung.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die umfassende administrative und organisatorische Unterstützung verschiedener Abteilungen und Fachbereiche in Nordhausen. Du bearbeitest die tägliche Eingangs- und Ausgangspost systematisch, gewissenhaft und sorgst für ordnungsgemäße und zeitnahe Verteilung an die zuständigen Stellen und Mitarbeiter. Die systematische Erfassung, sorgfältige Pflege, regelmäßige Aktualisierung und professionelle Verwaltung von Daten in verschiedenen Softwaresystemen und Datenbanken gehört zu deinen wichtigen Kernaufgaben. Du erstellst Dokumente, Schreiben, Protokolle, Vermerke und einfache Berichte nach vorgegebenen Mustern, Vorlagen und Standards. Die Terminkoordination, professionelle Kalenderverwaltung, Organisation von Besprechungen und effiziente Buchung von Räumen fallen in deinen direkten Verantwortungsbereich. Du führst die systematische und nachvollziehbare Ablage von Unterlagen sowohl digital als auch in Papierform ordnungsgemäß und strukturiert durch. Die kompetente Bearbeitung von telefonischen Anfragen, E-Mails und schriftlichen Anfragen gehört zu deinen täglichen Routineaufgaben. Du unterstützt bei der gründlichen Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Schulungen, Workshops und anderen betrieblichen Veranstaltungen. Die Prüfung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen, Belegen und anderen administrativen Dokumenten auf Vollständigkeit und Richtigkeit fällt in deinen Aufgabenbereich.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Verwaltung, Bestellung und Kontrolle von Büromaterialien, Verbrauchsartikeln und notwendigen Arbeitsmitteln in Nordhausen. Du unterstützt bei Empfangstätigkeiten und der professionellen, freundlichen und zuvorkommenden Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern. Die gewissenhafte Pflege von Kontaktdatenbanken, Adresslisten, Verteilern und anderen wichtigen Verzeichnissen fällt in deinen Zuständigkeitsbereich. Du hilfst bei der Erstellung, professionellen Formatierung und ansprechenden grafischen Aufbereitung von Präsentationen und Informationsmaterialien. Die Unterstützung bei der Planung, Organisation und reibungslosen Durchführung interner Veranstaltungen, Events und Meetings gehört zu deinen Tätigkeiten. Du assistierst bei der Digitalisierung von Dokumenten, Akten und der kontinuierlichen Optimierung von Ablage- und Archivierungsprozessen. Die Durchführung von Recherchen, die Informationsbeschaffung und das systematische Zusammentragen von relevanten Unterlagen und Informationen gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Statistiken, Auswertungen, Reports und einfachen Analysen nach Vorgabe. Die aktive Mithilfe bei administrativen Sonderprojekten und weiteren Aufgaben nach aktuellem Bedarf ist erwünscht und wird geschätzt.

Anforderungen:

Du verfügst über einen guten bis sehr guten Schulabschluss und hast idealerweise bereits erste bis mehrjährige praktische Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Bürobereich gesammelt. Sichere bis sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sind erforderlich und werden vorausgesetzt. Du arbeitest strukturiert, selbstständig, ergebnisorientiert und zielgerichtet. Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Sorgfalt und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus. Du besitzt sehr gute bis fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Organisationstalent und die ausgeprägte Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren, bringst du mit. Du bist teamfähig, kommunikativ, aufgeschlossen und verfügst über ein professionelles und freundliches Auftreten. Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert, fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten, sind vorhanden. Die Bereitschaft zur intensiven Einarbeitung in unternehmensspezifische Software, Systeme und Prozesse ist gegeben und selbstverständlich. Ein gepflegtes und professionelles Erscheinungsbild ist für dich selbstverständlich und wichtig.

Du besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein effektives, strukturiertes Zeit- und Aufgabenmanagement. Sorgfalt und Präzision bei der Bearbeitung von Dokumenten, der Dateneingabe und allen administrativen Vorgängen sind für dich wichtige und zentrale Werte. Du bist serviceorientiert und gehst freundlich, professionell und zuvorkommend mit allen internen und externen Kontaktpersonen um. Diskretion und Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich und unverhandelbar. Du kannst eigenständig arbeiten, Aufgaben selbstverantwortlich und gewissenhaft erledigen und zeigst gleichzeitig ausgeprägten Teamgeist und Kooperationsbereitschaft. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen, Situationen und Arbeitsbedingungen zeichnen dich aus. Du zeigst Eigeninitiative, hohes Engagement und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein bei der gewissenhaften Bewältigung deiner Aufgaben. Deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir einen reibungslosen und professionellen Austausch auf allen Hierarchieebenen. Lernbereitschaft und die intrinsische Motivation zur kontinuierlichen persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung sind für dich wichtig und selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 38-40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten üblicherweise zwischen 08:00 und 17:00 Uhr. Gleitzeit je nach Kundenunternehmen nach individueller Absprache möglich.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen in Nordhausen bietet dir eine umfassende, strukturierte und systematische Einarbeitung durch kompetente, erfahrene und engagierte Kollegen. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen und zeitgemäßer IT-, Büro- und Kommunikationsausstattung. Die Vergütung beträgt faire 17,00 Euro pro Stunde bei Vollzeitbeschäftigung. Du profitierst von geregelten Arbeitszeiten und einer ausgewogenen sowie gesunden Work-Life-Balance ohne Schichtarbeit. Es bestehen sehr gute bis ausgezeichnete Chancen auf eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis bei Bewährung und gegenseitigem Interesse. Weiterbildungs-, Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten werden aktiv gefördert, unterstützt und ermöglicht. Die Verkehrsanbindung ist sehr gut, ausreichend kostenfreie oder kostengünstige Parkplätze sind in der Regel direkt am Standort vorhanden. Du arbeitest in einem kollegialen, wertschätzenden und unterstützenden Team mit offener Kommunikationskultur, flachen Hierarchien und konstruktivem Miteinander. Je nach Kundenunternehmen werden zusätzliche attraktive Benefits wie Zuschüsse, Mitarbeiterevents, Corporate Benefits oder weitere betriebliche Sozialleistungen geboten.