Administrativer Assistent (m/w/d) für Gera – 18,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Gera erwartet dich eine Position als administrativer Assistent in einem öffentlichen oder öffentlichkeitsnahen Bereich. Du unterstützt bei behördlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben und arbeitest nach strukturierten Vorgaben. Das Arbeitsumfeld ist klar geregelt mit festen Prozessen und Zuständigkeiten. Du bist Teil eines größeren Teams und trägst zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben bei. Die Position bietet dir Sicherheit, geregelte Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Dienst der Gemeinschaft zu arbeiten. Einarbeitung und Weiterbildung werden systematisch begleitet.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Administrative Assistenten (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Bearbeitung von Anträgen, Anliegen und Anfragen von Bürgern oder Klienten, die Erfassung und Pflege von Daten in Fachanwendungen unter Beachtung des Datenschutzes, die Prüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit und Einhaltung formaler Anforderungen, die Vorbereitung von Bescheiden und Verfügungen nach Vorgabe, die Kommunikation mit Antragstellern, Behörden und anderen Stellen, die Terminverwaltung und Koordination von Sprechstunden oder Besprechungen, die Archivierung und Verwaltung von Akten nach Aktenplänen sowie die Unterstützung bei statistischen Erhebungen und Berichtswesen. Du bearbeitest auch Widersprüche und bereitest diese für die Entscheidung vor.

Weitere Aufgaben sind die Registratur und Verteilung eingehender Post, die Erstellung von Serienbescheiden und Standardschreiben, die Koordination von Übersetzungsdiensten bei fremdsprachigen Anträgen, die Mithilfe bei der Vorbereitung von Ausschüssen oder Gremien, die Unterstützung bei Bürgersprechstunden und Informationsveranstaltungen, die Pflege von Formularen und Merkblättern, die Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen und Behörden, die Mithilfe bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sowie die Unterstützung bei der Einführung neuer Software. Du hilfst auch bei der Schulung neuer Mitarbeiter in Standardprozessen.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung (Verwaltungsfachangestellter) oder eine kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil. Auch Quereinsteiger mit Büroerfahrung und Interesse an Verwaltungstätigkeit sind willkommen. Kenntnisse im Verwaltungsrecht sind wünschenswert, können aber eingearbeitet werden. Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, auch in der Amtssprache. Sicherer Umgang mit MS Office und Fachanwendungen ist erforderlich. Du arbeitest sorgfältig, gewissenhaft und hältst Fristen ein. Absolute Diskretion und Verschwiegenheit sind selbstverständlich. Du bist bürgerorientiert und hast Verständnis für unterschiedliche Anliegen.

Du besitzt Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Bürgern und Kollegen. Empathie und Geduld, auch in schwierigen Situationen, zeichnen dich aus. Du arbeitest strukturiert und hältst dich an vorgegebene Prozesse und Vorschriften. Organisationstalent und Zuverlässigkeit sind bei dir vorhanden. Du bist teamfähig und arbeitest abteilungsübergreifend zusammen. Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei hohem Publikumsverkehr ruhig zu bleiben, sind bei dir gegeben. Du hast ein Verständnis für demokratische Prozesse und öffentliche Aufgaben.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag mit üblichen Bürozeiten, in der Regel von 08:00 – 16:00 Uhr (Donnerstag evtl. bis 18:00 Uhr) mit entsprechenden Pausenregelungen. Gleitzeit kann je nach Bereich möglich sein. Überstunden fallen selten an.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Bereich, tarifliche Vergütung nach geregeltem Schema, eine strukturierte Einarbeitung mit Mentoring, umfassende Fortbildungsmöglichkeiten zu Verwaltungsthemen, geregelte Arbeitszeiten mit guter Work-Life-Balance, betriebliche Altersvorsorge nach öffentlichem Tarif, Jahressonderzahlung, großzügige Urlaubsregelung sowie Aufstiegsmöglichkeiten durch Weiterqualifizierung. CALUMA vermittelt dich als administrativen Assistenten nach Gera.