Terminkoordinator (m/w/d) für Landsberg - 16,50 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Als Terminkoordinator bist du für die Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen bei unserem Kunden in Landsberg am Lech verantwortlich. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Terminvergabe und vermeidest Überschneidungen. In dieser kommunikativen Position arbeitest du mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern zusammen. Du bist die zentrale Stelle für alle terminlichen Angelegenheiten und trägst zur effizienten Zeitplanung bei.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgaben umfassen die Verwaltung von Terminen in Kalendersystemen für verschiedene Mitarbeiter oder Bereiche. Du nimmst Terminanfragen telefonisch oder per E-Mail entgegen und vergibst Termine nach vorgegebenen Kriterien. Die Koordination zwischen verschiedenen Beteiligten und das Finden gemeinsamer Zeitfenster gehören zu deinem Tagesgeschäft. Du versendest Terminbestätigungen und Erinnerungen an alle Beteiligten. Die Umbuchung und Stornierung von Terminen bei Änderungen ist eine weitere wichtige Aufgabe. Du pflegst Übersichten über Verfügbarkeiten und Auslastung.
Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Vorbereitung von Terminunterlagen und die Information der Beteiligten über Termindetails. Du hilfst bei der Organisation der Besprechungsräume und der notwendigen Ausstattung. Die Dokumentation von Terminabsagen und die Nachverfolgung von ausgefallenen Terminen können zu deinen Aufgaben gehören. Bei Bedarf unterstützt du bei der Reiseplanung und Routenoptimierung für externe Termine. Auch die Pflege von Kontaktdaten der Terminpartner liegt in deinem Verantwortungsbereich.
Anforderungen:
Du hast einen Schulabschluss und erste Erfahrungen in der Terminkoordination oder im Bürobereich. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du beherrschst Kalendersysteme wie Outlook oder ähnliche Tools sicher. Organisationstalent und ein gutes Zeitmanagement zeichnen dich aus. Du bist kommunikativ, freundlich und kannst auch am Telefon professionell auftreten. Zuverlässigkeit und Genauigkeit sind wichtig, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen Terminen den Überblick.
Deine besondere Stärke liegt in deinem Organisationstalent und deiner Planungsfähigkeit. Du verfügst über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches Auftreten. Deine Serviceorientierung zeigt sich in deiner hilfsbereiten Art. Du bist flexibel und kannst spontan auf Terminänderungen reagieren. Zuverlässigkeit garantiert, dass keine Termine übersehen werden. Du arbeitest selbstständig und kannst Prioritäten setzen. Stressresistenz hilft dir in Zeiten hohen Terminaufkommens. Du bist teamfähig und tauschst dich mit Kollegen ab.
Arbeitszeiten:
Die Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche, flexibel verteilt auf 4-5 Tage (Montag bis Freitag) nach Absprache. Mögliche Arbeitszeiten sind zwischen 08:00 und 16:00 Uhr.
Zusammenfassung:
Unser Kunde bietet dir einen modernen Arbeitsplatz mit Telefon und PC-Ausstattung. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die Terminstrukturen und Abläufe. Ansprechpartner stehen dir bei Fragen zur Verfügung. Es erwarten dich abwechslungsreiche Kontakte und kommunikative Aufgaben. Die Teilzeitstelle ermöglicht dir eine gute Vereinbarkeit mit anderen Verpflichtungen. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit geregelten Arbeitszeiten. CALUMA vermittelt dich als Personaldienstleister und begleitet dich durch den Bewerbungsprozess.
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