Aktenverwalter (m/w/d) für Uelzen - 17,00 € / Stunde - Vollzeit
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Jobbeschreibung
Für unseren Kunden in Uelzen suchen wir sorgfältige Aktenverwalter für die systematische Verwaltung von Geschäftsakten. Du bist verantwortlich für Ordnung und Nachvollziehbarkeit in der Aktenhaltung. Diese Position bietet dir eine strukturierte Tätigkeit mit klaren Prozessen.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Als Aktenverwalter legst du neue Akten nach vorgegebenen Kriterien an und vergibst Aktenzeichen. Du pflegst den Aktenbestand und aktualisierst Informationen bei Bedarf. Die Verwaltung der Aktenausgabe und Rücknahme mit entsprechender Dokumentation gehört zu deinen Aufgaben. Du sorgst für die ordnungsgemäße Ablage aller Dokumente in die entsprechenden Akten. Die Durchführung von Fristkontrollen und die Erinnerung bei ablaufenden Aufbewahrungsfristen liegen in deiner Verantwortung. Du bereitest Akten für die Langzeitarchivierung oder Vernichtung vor.
Neben den Hauptaufgaben führst du regelmäßige Bestandskontrollen durch und dokumentierst Fehlbestände. Du unterstützt bei der Migration von Papierkten in elektronische Systeme. Die Erstellung von Übersichten und Statistiken über Aktenbestände gehört ebenfalls dazu. Du bearbeitest Anfragen nach Akten und stellst diese zeitnah bereit. Auch die Pflege des Aktenverzeichnisses und die Schulung von Kollegen in Aktenführung kann Teil deiner Tätigkeit sein. Gelegentlich unterstützt du bei der Reorganisation von Aktenbeständen.
Anforderungen:
Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich oder entsprechende Berufserfahrung. Gute Deutschkenntnisse und sicheres Textverständnis sind wichtig. Du arbeitest äußerst strukturiert, systematisch und genau. Kenntnisse über Aufbewahrungsfristen und rechtliche Vorgaben sind von Vorteil. Du bist körperlich fit für das Handling von Aktenordnern und Umzugskartons. Grundlegende PC-Kenntnisse für die Nutzung von Aktenverwaltungssoftware sind erforderlich. Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit sind für uns selbstverständlich.
Deine organisatorischen Fähigkeiten ermöglichen dir die Verwaltung komplexer Aktenstrukturen. Du denkst systematisch und kannst logische Ordnungsprinzipien anwenden. Deine Genauigkeit stellt sicher, dass keine Akten verloren gehen oder falsch abgelegt werden. Du arbeitest selbstständig und verantwortungsbewusst. Problemlösungsfähigkeit hilft dir bei der Klärung von Unstimmigkeiten. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Akten ist für dich selbstverständlich. Deine Gewissenhaftigkeit macht dich zu einem zuverlässigen Verwalter wichtiger Unterlagen.
Arbeitszeiten:
Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr mit einer Stunde Mittagspause. Flexible Arbeitszeiten nach Einarbeitung möglich.
Zusammenfassung:
Dir wird eine umfassende Einarbeitung in das Aktenführungssystem geboten. Du erhältst einen gut organisierten Arbeitsplatz mit allen notwendigen Hilfsmitteln. Das Archiv ist modern ausgestattet und klimatisiert. Es herrscht eine ruhige Arbeitsatmosphäre, die konzentriertes Arbeiten ermöglicht. Unser Kunde bietet sichere Arbeitsbedingungen und ergonomische Arbeitsplätze. Weiterbildungen im Bereich Archivwesen werden unterstützt. Eine langfristige Perspektive mit Übernahmemöglichkeit besteht.
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