Terminkoordinator (m/w/d) für Görlitz - 17,50 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Als Terminkoordinator bist du zuständig für die professionelle Verwaltung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen unserer Kunden in Görlitz. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Terminplanung und bist Ansprechpartner für Terminanfragen. Diese Position erfordert Organisationstalent und Kommunikationsstärke. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen mit hohem Koordinationsbedarf. Du profitierst von einem dynamischen und kommunikativen Arbeitsumfeld.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Bürohelfer (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgaben umfassen die zentrale Verwaltung und Pflege von Terminkalendern. Du koordinierst Besprechungen unter Berücksichtigung aller Teilnehmer und Ressourcen. Die Buchung und Verwaltung von Besprechungsräumen und Equipment übernimmst du. Du versendest Einladungen, Erinnerungen und Terminänderungen. Die Abstimmung von Terminen zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern führst du durch. Du pflegst Terminübersichten und stellst diese zur Verfügung. Die Organisation von Videokonferenzen und Online-Meetings gehört zu deinen Aufgaben. Du reagierst flexibel auf kurzfristige Terminänderungen und Verschiebungen.
Zusätzlich unterstützt du bei der Planung und Koordination von Events und Veranstaltungen. Du hilfst bei der Reiseplanung und -koordination für Geschäftsreisen. Die Erstellung von Anwesenheitslisten und Teilnehmerlisten übernimmst du. Du assistierst bei der Vorbereitung von Besprechungsunterlagen. Die Kommunikation mit Teilnehmern bei Terminabsagen oder -verschiebungen führst du durch. Du pflegst Kontakte zu externen Dienstleistern wie Caterern oder Technikern. Die Dokumentation von Terminhistorien und -statistiken gehört zu deinen Aufgaben. Bei der Optimierung von Terminprozessen bringst du Ideen ein.
Anforderungen:
Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Erfahrung in der Terminkoordination oder im Sekretariat ist von Vorteil. Du besitzt sehr gute Kenntnisse in Outlook und Kalenderverwaltungssystemen. Deine Deutschkenntnisse sind ausgezeichnet, Englischkenntnisse sind von Vorteil. Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und organisiert. Exzellente Kommunikationsfähigkeit zeichnet dich aus. Du bist flexibel, belastbar und stressresistent. Serviceorientierung und Kundenorientierung sind für dich selbstverständlich. Du kannst Prioritäten setzen und auch unter Zeitdruck arbeiten.
Du verfügst über hervorragende Organisationsfähigkeit und Planungskompetenz. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht professionelle Abstimmung mit allen Beteiligten. Du arbeitest proaktiv und denkst voraus. Deine Flexibilität hilft dir bei kurzfristigen Änderungen und Sonderwünschen. Du bist serviceorientiert und lösungsorientiert. Deine Zuverlässigkeit stellt sicher, dass keine Termine vergessen werden. Du zeigst Stressresistenz auch bei hohem Terminaufkommen. Deine Multitasking-Fähigkeit ermöglicht die parallele Koordination mehrerer Termine. Du arbeitest teamorientiert und tauschst dich mit Kollegen aus.
Arbeitszeiten:
20-30 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, Kernarbeitszeit zwischen 9:00 und 16:00 Uhr
Zusammenfassung:
Du erhältst eine attraktive Vergütung von 17,50 € pro Stunde. Eine Einarbeitung in die Kalendersysteme und Koordinationsprozesse erfolgt. Du arbeitest in einem dynamischen und kommunikativen Umfeld. Die geregelten Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Du sammelst wertvolle Erfahrungen in professioneller Terminkoordination. CALUMA vermittelt dich an interessante Unternehmen in Görlitz. Es besteht die Möglichkeit zur langfristigen Zusammenarbeit. Du wirst Teil eines professionellen Teams und bist wichtige Schnittstelle. Deine persönliche Betreuung durch CALUMA erfolgt während des gesamten Einsatzes.
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