Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für Crailsheim – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsmitarbeiter in Crailsheim unterstützt du ein Unternehmen aus dem Bereich Immobilienverwaltung oder Facility Management. Du bist für administrative Prozesse rund um Objekte, Mieter und Dienstleister zuständig. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Büro mit professionellen Strukturen. Du arbeitest in Vollzeit in einem dynamischen Umfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben. Die Einarbeitung erfolgt systematisch, sodass du schrittweise alle relevanten Bereiche kennenlernst. Du bist Teil eines fachkundigen Teams und kannst dich kontinuierlich weiterentwickeln. Die Position bietet dir Einblicke in die Immobilienbranche und interessante Entwicklungsperspektiven. Du arbeitest eigenverantwortlich und hast Kontakt zu verschiedenen internen und externen Partnern.

Branche: Immobilien & Facility Management

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Verwaltung von Mieterdaten und die Pflege der Objektdatenbanken. Du erfasst Mietverträge, Kündigungen und Änderungen im Verwaltungssystem. Die Bearbeitung von Mieteranfragen per Telefon, E-Mail und Schriftverkehr gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du koordinierst Reparatur- und Wartungstermine und beauftragst Dienstleister nach Vorgabe. Die Dokumentation von Mängelmeldungen und die Nachverfolgung der Behebung fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du erstellst Nebenkostenabrechnungen nach Einarbeitung und Anleitung oder bereitest die Daten dafür vor. Die Verwaltung von Kautionen und die Erstellung von Bescheinigungen für Mieter gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Organisation von Wohnungsübergaben und der Erstellung von Übergabeprotokollen.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Ablage und Archivierung von Verträgen, Protokollen und Korrespondenz. Du unterstützt bei der Erstellung von Ausschreibungen für Dienstleistungen und holst Angebote ein. Die Pflege von Dienstleisterverträgen und die Überwachung von Vertragsfristen fallen in deinen Bereich. Du hilfst bei der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, indem du Unterlagen zusammenstellst und Einladungen verschickst. Die Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten im Schadensfall kann zu deinen Nebenaufgaben gehören. Du unterstützt bei der Erstellung von Berichten und Auswertungen für Eigentümer. Die Koordination von Terminen für Begehungen und Abnahmen gehört ebenfalls zu deinen Tätigkeiten. Zudem hilfst du bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Pflege digitaler Ordnerstrukturen.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Realschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Immobilienbereich. Erste Erfahrungen in der Immobilienverwaltung oder im Facility Management sind von Vorteil, aber nicht zwingend. Du bringst sehr gute Kenntnisse in MS Office mit, insbesondere Excel, Word und Outlook. Erfahrung mit Immobilienverwaltungssoftware (z.B. Haufe, DOMUS, SAP RE) ist wünschenswert. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse und eine sichere schriftliche Ausdrucksweise. Grundkenntnisse im Mietrecht oder die Bereitschaft, dich einzuarbeiten, sind wichtig. Eine strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und gewissenhaft. Vertraulichkeit im Umgang mit Mieterdaten ist für dich selbstverständlich.

Du verfügst über ausgeprägtes Organisationstalent und kannst mehrere Vorgänge und Termine parallel managen. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir einen professionellen und freundlichen Umgang mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern. Du bist serviceorientiert und findest lösungsorientierte Antworten auf Anfragen. Teamfähigkeit ist wichtig, da du eng mit Kollegen aus verschiedenen Bereichen zusammenarbeitest. Deine Arbeitsweise ist präzise und du achtest auf Genauigkeit bei Daten und Dokumenten. Du zeigst Eigeninitiative und arbeitest selbstständig innerhalb deines Zuständigkeitsbereichs. Belastbarkeit und Stressresistenz helfen dir, auch in fordernden Situationen ruhig zu bleiben. Deine Auffassungsgabe ist gut, sodass du dich schnell in neue Themen einarbeiten kannst. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit prägen deinen Umgang mit sensiblen Daten.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, teilweise mit Gleitzeitregelung. Die Kernarbeitszeit ist meist zwischen 09:00 und 15:00 Uhr. Eine Mittagspause von 30 bis 60 Minuten ist vorgesehen. Gelegentlich kann es erforderlich sein, für Eigentümerversammlungen oder Begehungen auch abends verfügbar zu sein, was aber rechtzeitig angekündigt wird. Überstunden fallen selten an und können in der Regel ausgeglichen werden. Wochenendarbeit ist normalerweise nicht erforderlich.

Zusammenfassung:

Unser Vermittlungskunde in Crailsheim bietet dir einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in der Immobilienwirtschaft. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung in die Systeme und Prozesse. Der Arbeitsplatz ist modern ausgestattet mit aktueller IT-Ausstattung. Es werden Schulungen und Fortbildungen zu relevanten Themen wie Mietrecht oder Software angeboten. Du arbeitest in einem professionellen Team mit gegenseitiger Unterstützung. Die Verkehrsanbindung in Crailsheim ist gut, Parkplätze sind in der Regel vorhanden. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Benefits wie Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen oder flexible Arbeitszeitmodelle angeboten werden. Die Position bietet Entwicklungsmöglichkeiten in der Immobilienbranche. CALUMA als Personalvermittlungsagentur begleitet dich professionell durch den gesamten Vermittlungsprozess.