Verwaltungskraft (m/w/d) für Neustadt am Rübenberge – 17,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungskraft in Vollzeit unterstützt du unsere Kundenunternehmen in Neustadt am Rübenberge bei allen anfallenden administrativen Tätigkeiten. Du bist eine wichtige Stütze im Büroalltag und trägst maßgeblich zur Effizienz der Verwaltungsprozesse bei. In dieser Position erwartet dich ein abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabengebiet in einem professionellen Arbeitsumfeld. Du erhältst eine strukturierte und umfassende Einarbeitung und wirst von erfahrenen Kollegen begleitet und unterstützt. Die Tätigkeit bietet dir die Möglichkeit, deine administrativen, organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten einzubringen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit zeitgemäßer technischer und ergonomischer Ausstattung.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die umfassende administrative Unterstützung verschiedener Abteilungen und Bereiche in Neustadt am Rübenberge. Du bearbeitest die tägliche Eingangs- und Ausgangspost systematisch, sorgfältig und sorgst für ordnungsgemäße Verteilung an die zuständigen Stellen. Die Erfassung, Pflege, Aktualisierung und Verwaltung von Daten in verschiedenen Softwaresystemen und Datenbanken gehört zu deinen Kernaufgaben. Du erstellst Dokumente, Schreiben, Protokolle, Vermerke und einfache Berichte nach vorgegebenen Mustern und Vorlagen. Die Terminkoordination, Kalenderverwaltung, Organisation von Besprechungen und Buchung von Räumen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du führst die systematische und nachvollziehbare Ablage von Unterlagen sowohl digital als auch in Papierform durch. Die Bearbeitung von telefonischen Anfragen, E-Mails und schriftlichen Anfragen gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du unterstützt bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Schulungen, Workshops und anderen Veranstaltungen. Die Prüfung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen, Belegen und anderen administrativen Dokumenten fällt in deinen Aufgabenbereich.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Verwaltung, Bestellung und Kontrolle von Büromaterialien, Verbrauchsartikeln und notwendigen Arbeitsmitteln in Neustadt am Rübenberge. Du unterstützt bei Empfangstätigkeiten und der professionellen, freundlichen Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern. Die Pflege von Kontaktdatenbanken, Adresslisten, Verteilern und anderen Verzeichnissen fällt in deinen Zuständigkeitsbereich. Du hilfst bei der Erstellung, Formatierung und grafischen Aufbereitung von Präsentationen und Informationsmaterialien. Die Unterstützung bei der Planung, Organisation und reibungslosen Durchführung interner Veranstaltungen, Events und Meetings gehört zu deinen Tätigkeiten. Du assistierst bei der Digitalisierung von Dokumenten, Akten und der kontinuierlichen Optimierung von Ablage- und Archivierungsprozessen. Die Durchführung von Recherchen, die Informationsbeschaffung und das systematische Zusammentragen von relevanten Unterlagen gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Statistiken, Auswertungen, Reports und einfachen Analysen nach Vorgabe. Die aktive Mithilfe bei administrativen Sonderprojekten und weiteren Aufgaben nach aktuellem Bedarf ist erwünscht und wird geschätzt.

Anforderungen:

Du verfügst über einen guten bis sehr guten Schulabschluss und hast idealerweise bereits erste bis mehrjährige praktische Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Bürobereich gesammelt. Sichere bis sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sind erforderlich und werden vorausgesetzt. Du arbeitest strukturiert, selbstständig, ergebnisorientiert und zielgerichtet. Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit zeichnen dich aus. Du besitzt sehr gute bis fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Organisationstalent und die ausgeprägte Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu koordinieren, bringst du mit. Du bist teamfähig, kommunikativ, aufgeschlossen und verfügst über ein professionelles und freundliches Auftreten. Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert und zielgerichtet zu arbeiten, sind vorhanden. Die Bereitschaft zur intensiven Einarbeitung in unternehmensspezifische Software, Systeme und Prozesse ist gegeben. Ein gepflegtes und professionelles Erscheinungsbild ist für dich selbstverständlich und wichtig.

Du besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein effektives, strukturiertes Zeit- und Aufgabenmanagement. Sorgfalt und Präzision bei der Bearbeitung von Dokumenten, der Dateneingabe und allen administrativen Vorgängen sind für dich wichtige und zentrale Werte. Du bist serviceorientiert und gehst freundlich, professionell und zuvorkommend mit allen internen und externen Kontaktpersonen um. Diskretion und Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich und unverhandelbar. Du kannst eigenständig arbeiten, Aufgaben selbstverantwortlich erledigen und zeigst gleichzeitig ausgeprägten Teamgeist und Kooperationsbereitschaft. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen, Situationen und Arbeitsbedingungen zeichnen dich aus. Du zeigst Eigeninitiative, hohes Engagement und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein bei der gewissenhaften Bewältigung deiner Aufgaben. Deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir einen reibungslosen und professionellen Austausch auf allen Hierarchieebenen. Lernbereitschaft und die intrinsische Motivation zur kontinuierlichen persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung sind für dich wichtig und selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 38-40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten üblicherweise zwischen 07:30 und 16:30 Uhr oder 08:00 und 17:00 Uhr. Gleitzeit je nach Kundenunternehmen nach individueller Absprache möglich.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen in Neustadt am Rübenberge bietet dir eine umfassende, strukturierte und systematische Einarbeitung durch kompetente, erfahrene und engagierte Kollegen. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen und zeitgemäßer IT-, Büro- und Kommunikationsausstattung. Die Vergütung beträgt faire und angemessene 17,00 Euro pro Stunde bei Vollzeitbeschäftigung. Du profitierst von geregelten Arbeitszeiten und einer ausgewogenen sowie gesunden Work-Life-Balance ohne Schichtarbeit. Es bestehen sehr gute bis ausgezeichnete Chancen auf eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis bei Bewährung und gegenseitigem Interesse. Weiterbildungs-, Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten werden aktiv gefördert, unterstützt und ermöglicht. Die Verkehrsanbindung ist sehr gut, ausreichend kostenfreie oder kostengünstige Parkplätze sind in der Regel direkt am Standort vorhanden. Du arbeitest in einem kollegialen, wertschätzenden und unterstützenden Team mit offener Kommunikationskultur, flachen Hierarchien und konstruktivem Miteinander. Je nach Kundenunternehmen werden zusätzliche attraktive Benefits wie Zuschüsse, Mitarbeiterevents, Corporate Benefits oder weitere betriebliche Sozialleistungen geboten.