Verwaltungskraft (m/w/d) für Darmstadt – 19,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungskraft in Darmstadt unterstützt du die administrative Abteilung eines Technologie- oder IT-Unternehmens. Du bist Teil eines innovativen Umfelds und sorgst für effiziente Verwaltungsprozesse. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Unternehmen mit professioneller Infrastruktur. Du arbeitest in Vollzeit in einem dynamischen und zukunftsorientierten Umfeld. Die Einarbeitung erfolgt systematisch mit Unterstützung durch erfahrene Kollegen und moderne Schulungstools. Du bist Teil eines motivierten Teams mit flachen Hierarchien und offener Kommunikationskultur. Die Position bietet dir interessante Einblicke in die Tech-Branche und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten. Du arbeitest eigenverantwortlich und hast Kontakt zu verschiedenen Fachbereichen.

Branche: Technologie & IT

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Unterstützung der Administration bei der Verwaltung von Projekten und Ressourcen. Du erfasst Projektdaten, pflegst Zeiterfassungssysteme und stellst die Vollständigkeit der Dokumentation sicher. Die Verwaltung von Lizenzen, Software-Abonnements und IT-Assets gehört zu deinen regelmäßigen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung und Prüfung von Verträgen mit Kunden und Dienstleistern. Die Bearbeitung von Bestellungen für Hardware, Software und Dienstleistungen fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du pflegst Kundenstammdaten und Projektinformationen in CRM- und ERP-Systemen. Die Koordination von Terminen für Projektmeetings und Abstimmungen gehört zu deinen Aufgaben. Du erstellst Berichte, Auswertungen und Präsentationen für das Management.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Organisation von Schulungen, Workshops und Firmenevents. Du kümmerst dich um die Verwaltung von Zugriffsrechten und Benutzerkonten in Abstimmung mit der IT-Abteilung. Die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und die Buchung von Dienstreisen können zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei der Erstellung und Aktualisierung von Prozessdokumentationen und Handbüchern. Die Pflege des Intranets und interner Kommunikationsplattformen fällt in deinen Bereich. Du hilfst bei der Vorbereitung von Audits und Zertifizierungen durch Zusammenstellung von Unterlagen. Die Koordination von externen Dienstleistern und Freelancern kann ebenfalls zu deinen Nebenaufgaben gehören. Zudem unterstützt du bei der administrativen Abwicklung von Kundenprojekten.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Realschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Erste Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einem IT- oder Tech-Umfeld, ist von Vorteil. Du bringst sehr gute Kenntnisse in MS Office mit, insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook. Erfahrung mit ERP-Systemen, CRM-Software oder Projektmanagement-Tools ist wünschenswert. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind von Vorteil für die Kommunikation mit internationalen Partnern. Eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist technikaffin und hast Interesse an IT-Themen. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und gewissenhaft. Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung ist wichtig.

Du verfügst über ausgeprägtes Organisationstalent und kannst mehrere Projekte und Aufgaben parallel koordinieren. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den professionellen Austausch mit technischen und nicht-technischen Kollegen. Du bist teamfähig und arbeitest konstruktiv in einem interdisziplinären Umfeld. Deine Arbeitsweise ist präzise und du achtest auf Genauigkeit bei Daten, Zahlen und Dokumenten. Du zeigst Eigeninitiative und denkst proaktiv mit. Deine Auffassungsgabe ist gut, sodass du auch komplexe Sachverhalte schnell erfasst. Du bist flexibel und kannst dich auf wechselnde Anforderungen und Prioritäten einstellen. Serviceorientierung und Zuverlässigkeit prägen deine Zusammenarbeit mit den Fachbereichen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten sind flexibel gestaltbar im Rahmen einer Gleitzeitregelung, üblicherweise zwischen 07:00 und 19:00 Uhr. Die Kernarbeitszeit liegt in der Regel zwischen 10:00 und 15:00 Uhr. Eine Mittagspause von 30 bis 60 Minuten ist vorgesehen. Überstunden fallen gelegentlich an, können aber durch Freizeitausgleich abgegolten werden. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten an einzelnen Tagen pro Woche. Wochenend- und Feiertagsarbeit ist nicht erforderlich.

Zusammenfassung:

Unser Vermittlungskunde in Darmstadt bietet dir einen modernen Arbeitsplatz in einem innovativen Technologieunternehmen. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung mit Zugang zu Schulungsressourcen. Der Arbeitsplatz ist hochwertig ausgestattet mit aktueller IT-Infrastruktur. Es werden regelmäßige Weiterbildungen und Trainings angeboten. Du arbeitest in einem jungen, dynamischen Team mit offener Unternehmenskultur. Die Verkehrsanbindung in Darmstadt ist ausgezeichnet, oft sind auch Parkplätze vorhanden. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Benefits wie Homeoffice-Möglichkeiten, betriebliche Altersvorsorge, Fitnessstudio-Zuschüsse oder Mitarbeiterevents angeboten werden. Die Position bietet langfristige Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden Umfeld. CALUMA begleitet dich professionell durch den Vermittlungsprozess und steht dir als verlässlicher Partner zur Seite.