Verwaltungshilfe (m/w/d) für Aachen – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungshilfe in Aachen unterstützt du unser Kundenunternehmen bei allen anfallenden Büro- und Verwaltungstätigkeiten. Du bist Teil eines dynamischen Teams und trägst dazu bei, dass die täglichen Verwaltungsabläufe reibungslos funktionieren. Dabei arbeitest du in einem modernen Büroumfeld und erhältst eine gründliche Einarbeitung in alle relevanten Bereiche. CALUMA vermittelt dich als kompetente Verwaltungshilfe an namhafte Unternehmen in Aachen, die Wert auf Zuverlässigkeit und Engagement legen.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Unterstützung bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten, die Datenpflege in verschiedenen Systemen sowie die Vorbereitung von Unterlagen für Meetings und Besprechungen. Du kümmerst dich um die Postbearbeitung, sowohl eingehend als auch ausgehend, und unterstützt bei der Terminkoordination. Außerdem hilfst du bei der Erstellung einfacher Schriftstücke und Protokolle. Die digitale Erfassung von Daten und die Pflege von Adressdatenbanken gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich. Du bearbeitest Anfragen per E-Mail und Telefon und leitest diese an die zuständigen Stellen weiter.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings, inklusive der Raumbuchung und Bewirtung. Du kümmerst dich um die Bestellung von Büromaterial und überwachst die Lagerbestände. Bei Bedarf unterstützt du bei der Empfangstätigkeit und dem Besuchermanagement. Die Unterstützung bei einfachen Abrechnungen und die Vorbereitung von Versandunterlagen können ebenfalls anfallen. Du hilfst bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Pflege des firmeninternen Intranets mit.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über einen Schulabschluss und erste Erfahrungen im Bürobereich sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Wichtig sind uns vor allem deine Zuverlässigkeit und deine strukturierte Arbeitsweise. Du solltest Deutschkenntnisse in Wort und Schrift besitzen und grundlegende PC-Kenntnisse mitbringen. Ein freundliches Auftreten und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen setzen wir voraus. Flexibilität und die Bereitschaft, dich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten, sind für diese Position wichtig.

Du bringst gute Kommunikationsfähigkeiten mit und kannst sowohl selbstständig als auch im Team arbeiten. Organisationstalent und eine sorgfältige Arbeitsweise zeichnen dich aus. Du beherrschst die gängigen MS Office-Programme (Word, Excel, Outlook) oder bist bereit, diese zu erlernen. Deine Auffassungsgabe ist schnell und du kannst Prioritäten setzen. Ein serviceorientiertes Denken und Freundlichkeit im Umgang mit Kollegen und externen Kontakten sind für dich selbstverständlich. Diskretion und Verlässlichkeit runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag, in der Regel von 08:00 bis 17:00 Uhr mit flexiblen Pausenregelungen. Je nach Unternehmen können die Zeiten leicht variieren, bewegen sich aber im Rahmen der üblichen Bürozeiten. Gleitzeit ist in einigen Unternehmen möglich, wird aber individuell besprochen.

Zusammenfassung:

Unser Kundenunternehmen bietet dir eine umfassende Einarbeitung in alle relevanten Bereiche und Systeme. Du erhältst eine attraktive Vergütung von 17,50 Euro pro Stunde. Die Arbeitskleidung bzw. das Equipment wird bei Bedarf vom Unternehmen gestellt. Du arbeitest in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit netten Kollegen und hast die Möglichkeit, dich weiterzuentwickeln. Durch CALUMA erhältst du eine professionelle Betreuung während des gesamten Vermittlungsprozesses und auch danach stehen wir dir als Ansprechpartner zur Verfügung.