Verwaltungshilfe im Sekretariat (m/w/d) für Ostfildern – 17,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungshilfe im Sekretariat in Ostfildern unterstützt du das Sekretariatsteam bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du bist Ansprechpartner für interne und externe Kontakte und sorgst für einen reibungslosen Büroablauf. Die Position bietet dir einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag mit vielfältigen Kontakten. Du arbeitest in einem gut organisierten Sekretariat und wirst vom Team unterstützt. Das Unternehmen schätzt Freundlichkeit, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit. Diese Vollzeitstelle bietet dir einen sicheren Arbeitsplatz mit geregelten Arbeitszeiten.

Branche: Sekretariat & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Unterstützung bei allen Sekretariatsaufgaben in Ostfildern. Du nimmst Telefonate entgegen, leitest sie weiter und bearbeitest Anfragen. Die Organisation von Terminen, Meetings und Besprechungsräumen liegt in deiner Hand. Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost und leitest sie an die zuständigen Stellen weiter. Die Erstellung von Schreiben, Protokollen und Dokumenten nach Vorgabe gehört zu deinen Aufgaben. Du empfängst und betreust Besucher und Geschäftspartner. Die Pflege von Adress- und Verteilerlisten führst du durch. Du unterstützt bei der Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen.

Zusätzlich übernimmst du die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial. Du hilfst bei der Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen. Die Ablage und Archivierung von Dokumenten fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Rechnungsbearbeitung und -weiterleitung in Ostfildern. Die Koordination mit externen Dienstleistern gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du assistierst bei der Planung interner Veranstaltungen. Die Pflege von Datenbanken und Listen übernimmst du mit. Weitere Sekretariatsaufgaben nach Bedarf runden dein Tätigkeitsfeld ab.

Anforderungen:

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Verwaltung ist wünschenswert. Du verfügst über sehr gute MS Office-Kenntnisse. Erfahrung mit Telefonanlagen und Bürokommunikation ist von Vorteil. Du arbeitest strukturiert, serviceorientiert und zuverlässig. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich. Du hast ein freundliches und professionelles Auftreten. Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus.

Du kommunizierst freundlich und professionell mit verschiedenen Personengruppen. Deine Serviceorientierung zeigt sich in der zuvorkommenden Betreuung von Ansprechpartnern. Du arbeitest teamorientiert und unterstützt Kollegen proaktiv. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich. Du arbeitest selbstständig nach Einarbeitung und zeigst Eigeninitiative. Deine Flexibilität hilft dir, dich auf wechselnde Anforderungen einzustellen. Du bist belastbar auch in arbeitsintensiven Phasen. Zuverlässigkeit und Engagement runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche in Ostfildern. Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr. Eine Mittagspause von 60 Minuten ist eingeplant. Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Sekretariatsbesetzung sind nach Absprache möglich. Überstunden fallen selten an und werden ausgeglichen. Wochenendarbeit ist nicht vorgesehen.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir einen Stundenlohn von 17,00 Euro. Du arbeitest in einem modernen Sekretariat mit guter Ausstattung. Ein kollegiales Team freut sich auf deine Unterstützung. Umfassende Einarbeitung in alle Abläufe und Systeme ist garantiert. Regelmäßige Teambesprechungen fördern den Austausch. Ein angenehmes Arbeitsklima und wertschätzende Unternehmenskultur erwarten dich. Die Position bietet langfristige Stabilität. CALUMA unterstützt dich professionell bei der Vermittlung und steht während des gesamten Prozesses als Ansprechpartner zur Verfügung.