Verwaltungshilfe für Büroorganisation (m/w/d) in Zweibrücken – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungshilfe in Zweibrücken unterstützt du unseren Kunden bei vielfältigen administrativen Aufgaben. Du wirst Teil eines engagierten Teams und trägst dazu bei, dass alle Büroabläufe reibungslos funktionieren. In dieser Position erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit direktem Kontakt zu verschiedenen Abteilungen. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld und hast die Möglichkeit, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Unser Kunde legt großen Wert auf eine strukturierte Einarbeitung, damit du dich schnell in deinem neuen Aufgabenbereich zurechtfindest. Du erhältst Einblicke in verschiedene Verwaltungsprozesse und kannst dich kontinuierlich weiterentwickeln.

Branche: Verwaltung & Organisation

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben als Verwaltungshilfe in Zweibrücken gehören: – Bearbeitung und Ablage von Dokumenten und Unterlagen nach vorgegebenen Systemen – Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und digitalen Verwaltungssystemen – Unterstützung bei der Erstellung von Statistiken, Listen und Übersichten – Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Meetings und Besprechungen – Erfassung und Verwaltung von Terminen im digitalen Kalendersystem – Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Verteilung an die zuständigen Stellen – Führung von Akten und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung – Unterstützung bei der Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen – Kommunikation mit internen Abteilungen zur Abstimmung von Verwaltungsvorgängen

Darüber hinaus übernimmst du folgende Nebenaufgaben in Zweibrücken: – Telefonische Annahme von Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner – Empfang und Betreuung von Besuchern am Empfangsbereich bei Bedarf – Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsartikeln – Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Meetings – Vorbereitung von Besprechungsräumen inklusive technischer Ausstattung – Koordination von Botenfahrten und Kurierdiensten – Unterstützung bei einfachen Buchungsaufgaben und Rechnungsprüfungen – Mitwirkung bei der Pflege von Adressdatenbanken und Verteilern – Unterstützung des Teams bei administrativen Sonderaufgaben nach Bedarf

Anforderungen:

Für die Position als Verwaltungshilfe in Zweibrücken bringst du folgende Anforderungen mit: – Du hast mindestens einen Hauptschulabschluss oder einen vergleichbaren Bildungsabschluss – Erste Erfahrungen in der Verwaltung, im Büro oder in ähnlichen Bereichen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung – Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift – Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) ist wünschenswert – Du arbeitest gewissenhaft, zuverlässig und bist auch bei Routineaufgaben motiviert – Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise zeichnet dich aus – Du bist teamfähig und kommunikationsstark – Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich – Du bist bereit, dich in neue Systeme und Programme einzuarbeiten – Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei wechselnden Aufgaben runden dein Profil ab

Als Verwaltungshilfe in Zweibrücken solltest du über folgende Fähigkeiten verfügen: – Organisationstalent: Du behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und priorisierst sinnvoll – Sorgfalt und Genauigkeit: Bei der Bearbeitung von Dokumenten und Daten arbeitest du präzise und fehlerfrei – Kommunikationsfähigkeit: Du kannst dich klar ausdrücken und bist ein guter Ansprechpartner für Kollegen – Serviceorientierung: Du arbeitest kundenorientiert und unterstützt deine Kollegen proaktiv – Lernbereitschaft: Du bist offen für neue Aufgaben und eignest dir gerne neues Wissen an – Zeitmanagement: Du kannst deine Arbeitszeit effektiv einteilen und Deadlines einhalten – Problemlösungskompetenz: Du erkennst Herausforderungen und entwickelst praktische Lösungsansätze – Zuverlässigkeit: Auf dich ist Verlass, du erledigst deine Aufgaben termingerecht und in hoher Qualität – Diskretion: Du gehst professionell mit sensiblen Informationen um – Teamgeist: Du unterstützt deine Kollegen und trägst zu einem positiven Arbeitsklima bei

Arbeitszeiten:

Deine Arbeitszeiten als Verwaltungshilfe in Zweibrücken sind wie folgt gestaltet: – Montag bis Freitag, in der Regel zwischen 8:00 und 17:00 Uhr – 40 Stunden pro Woche in Vollzeit – Geregelte Pausenzeiten – Planbare und familienfreundliche Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Schichtarbeit – Gleitzeitmöglichkeiten nach Absprache mit dem Arbeitgeber möglich – Feste Bürozeiten für eine gute Work-Life-Balance

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir als Verwaltungshilfe in Zweibrücken: – Eine attraktive Vergütung von 17,50 € pro Stunde – Eine umfassende Einarbeitung in alle relevanten Aufgabenbereiche – Ein angenehmes Arbeitsklima in einem motivierten Team – Moderne Arbeitsplatzausstattung und digitale Tools – Langfristige Perspektive bei guter Zusammenarbeit – Übernahmemöglichkeit durch den Kunden – Regelmäßige Feedback-Gespräche zur persönlichen Entwicklung – Weiterbildungsmöglichkeiten je nach Bedarf und Eignung – Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen – Kostenfreie Getränke am Arbeitsplatz – Gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten – Als Personalvermittlungsagentur CALUMA stehen wir dir während des gesamten Bewerbungsprozesses zur Seite