Verwaltungshilfe Büroorganisation (m/w/d) für Mainz – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du unterstützt verschiedene Unternehmen in Mainz bei administrativen Tätigkeiten und sorgst für einen reibungslosen Büroablauf. Als Verwaltungshilfe bist du die organisatorische Unterstützung in verschiedenen Abteilungen und hilfst dabei, dass alle Verwaltungsprozesse strukturiert ablaufen. Über CALUMA vermitteln wir dich an Unternehmen, die zuverlässige Unterstützung im Verwaltungsbereich suchen. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld und kannst deine organisatorischen Fähigkeiten einbringen.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung. Du kümmerst dich um die Ablage und Archivierung von Dokumenten, sowohl digital als auch in Papierform. Die Datenpflege in verschiedenen Systemen gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Vorbereitung von Unterlagen und Dokumenten. Du unterstützt bei der Terminkoordination und verwaltest Büromaterialien. Die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post ist ebenfalls Teil deines Aufgabenbereichs. Du arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und unterstützt bei der Erstellung einfacher Berichte und Listen.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Digitalisierung von Dokumenten und die Pflege von Adressdatenbanken. Du hilfst bei der Vorbereitung von Besprechungsräumen und bei der Organisation von internen Meetings. Die Bestellung von Büromaterial und die Kontrolle der Lagerbestände fallen ebenfalls in deinen Bereich. Du unterstützt bei einfachen Recherchen und der Zusammenstellung von Informationen. Auch die Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Ansprechpartner gehört zu deinen Aufgaben. Bei Bedarf übernimmst du auch Botengänge innerhalb des Unternehmens.

Anforderungen:

Du solltest über einen Schulabschluss verfügen und idealerweise bereits erste Erfahrungen im Bürobereich gesammelt haben. Quereinsteiger sind aber ebenfalls willkommen, wenn du organisiert und zuverlässig arbeitest. Du gehst sicher mit den gängigen MS Office-Programmen um, insbesondere Word, Excel und Outlook. Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise ist für diese Position wichtig. Du bist zuverlässig, pünktlich und arbeitest gewissenhaft. Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Ein freundliches und professionelles Auftreten rundet dein Profil ab.

Du verfügst über gute organisatorische Fähigkeiten und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick. Deine Arbeitsweise ist präzise und du achtest auf Details. Du bist kommunikativ und arbeitest gerne im Team. Diskretion und Verschwiegenheit sind für dich selbstverständlich, da du mit vertraulichen Informationen umgehst. Du bist serviceorientiert und hilfst gerne weiter. Flexibilität und die Bereitschaft, verschiedene Aufgaben zu übernehmen, zeichnen dich aus. Du kannst Prioritäten setzen und arbeitest auch unter Zeitdruck strukturiert.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, genaue Arbeitszeiten nach Absprache mit unserem Kunden. Vollzeit mit 40 Wochenstunden. Gleitzeit oder feste Arbeitszeiten je nach Unternehmensanforderung möglich.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine strukturierte Einarbeitung in die spezifischen Abläufe und Systeme. Du arbeitest in einem professionellen Büroumfeld mit modernen Arbeitsmitteln. Es erwartet dich ein kollegiales Team und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre. Die Position bietet dir die Möglichkeit, praktische Erfahrungen im Verwaltungsbereich zu sammeln oder zu vertiefen. Bei guter Leistung bestehen oft Chancen auf eine längerfristige Zusammenarbeit. Du erhältst Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche und kannst dein berufliches Netzwerk erweitern. Die Arbeitszeiten sind planbar und familienfreundlich.