Verwaltungshilfe Büroassistenz (m/w/d) für Ettlingen – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du unterstützt ein dynamisches Team in der täglichen Büroorganisation und hilfst dabei, administrative Prozesse reibungslos zu gestalten. Als Verwaltungshilfe in Ettlingen bist du die organisatorische Stütze im Büroalltag und sorgst dafür, dass alle Abläufe strukturiert und effizient ablaufen. Dein Einsatz erfolgt bei einem etablierten Unternehmen, das Wert auf professionelle Verwaltungsarbeit legt.

Branche: Verwaltung & Office

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die allgemeine Büroorganisation, die Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, die Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, die Unterstützung bei der Terminkoordination, die Vorbereitung von Unterlagen und Dokumenten, die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, die Bewirtung von Gästen, die Beschaffung von Büromaterial sowie die Unterstützung bei administrativen Sonderaufgaben. Du bist Ansprechpartner für interne und externe Anfragen und stellst sicher, dass alle Informationen korrekt weitergeleitet werden.

Zu deinen Nebenaufgaben gehören die Digitalisierung von Dokumenten, die Archivierung von Akten und Unterlagen, die Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, die Pflege von Kontaktdaten, die Organisation von Besprechungsräumen, die Protokollführung bei Meetings, die Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, die Unterstützung bei Veranstaltungen sowie kleinere Botenfahrten im Stadtgebiet von Ettlingen.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Verwaltungsbereich. Quereinsteiger mit entsprechender Affinität sind ebenfalls willkommen. Du bringst gute PC-Kenntnisse mit, insbesondere in MS Office (Word, Excel, Outlook). Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig. Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du bist zuverlässig, pünktlich und verantwortungsbewusst. Ein freundliches Auftreten und Diskretion runden dein Profil ab.

Du überzeugst durch ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke. Du bist teamfähig und arbeitest gerne mit verschiedenen Abteilungen zusammen. Deine Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft zeichnen dich aus. Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und arbeitest lösungsorientiert. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gehören zu deinen Stärken. Du zeigst Eigeninitiative und denkst mit. Deine Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit machen dich zu einem wertvollen Teammitglied.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr mit 1 Stunde Pause, 40 Stunden/Woche, flexible Arbeitszeitmodelle nach Absprache möglich, Gleitzeit im Rahmen der Kernarbeitszeit

Zusammenfassung:

Durch deine Vermittlung über CALUMA erhältst du Zugang zu attraktiven Arbeitgebern in Ettlingen. Du profitierst von einer fairen Vergütung, einem modernen Arbeitsplatz mit zeitgemäßer Ausstattung, einer gründlichen Einarbeitung, einem angenehmen Betriebsklima, Entwicklungsmöglichkeiten, regelmäßigen Feedbackgesprächen sowie der Möglichkeit einer langfristigen Perspektive beim Kundenunternehmen. Wir begleiten dich während des gesamten Vermittlungsprozesses und stehen dir als persönlicher Ansprechpartner zur Seite.