Verwaltungsassistenz (m/w/d) für Villingen-Schwenningen – 18,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Für einen Kunden in Villingen-Schwenningen suchen wir eine zuverlässige Verwaltungsassistenz. Du unterstützt das Team bei allen anfallenden administrativen Tätigkeiten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. CALUMA vermittelt dich an ein wachsendes Unternehmen, das auf deine Unterstützung angewiesen ist. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und kannst deine Fähigkeiten optimal einbringen.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben beinhalten die Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, die Pflege von Stammdaten und Datenbanken, die Erstellung von Schriftstücken und Protokollen, die Unterstützung bei der Verwaltung von Verträgen und Vereinbarungen, die Koordination von Terminen und Besprechungen, die Bearbeitung des Schriftverkehrs, die Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, sowie die Organisation und Strukturierung von Abläufen. Du arbeitest eigenverantwortlich und bist Ansprechpartner für administrative Fragen.

Zu deinen weiteren Aufgaben gehören die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, die Mitwirkung bei Projekten im Verwaltungsbereich, die Pflege von Wiedervorlagen und Fristen, die Vorbereitung von Unterlagen für interne und externe Meetings, die Unterstützung bei der Reiseplanung und -abrechnung, die Bearbeitung von Bestellungen für Büromaterial, sowie die allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung. Du hilfst bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen.

Anforderungen:

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen. Du verfügst über Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Bürobereich. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Du arbeitest präzise, strukturiert und zuverlässig. Belastbarkeit und Stressresistenz zeichnen dich aus. Du hast ein professionelles Auftreten und bist serviceorientiert. Flexibilität und Teamgeist sind für dich selbstverständlich.

Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook. Idealerweise hast du bereits mit ERP-Systemen oder Verwaltungssoftware gearbeitet. Deine Organisationsfähigkeit und dein Zeitmanagement sind hervorragend. Du kommunizierst sicher und professionell. Eigenständiges Arbeiten liegt dir ebenso wie Teamarbeit. Du hast ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und arbeitest gewissenhaft. Problemlösungskompetenz und Hands-on-Mentalität runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Die Kernarbeitszeit liegt zwischen 09:00 und 16:00 Uhr, darüber hinaus gibt es Gleitzeitregelungen. Die genaue Arbeitszeitgestaltung wird mit dem Kundenunternehmen abgestimmt.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit vielfältigen Aufgaben, ein motiviertes und freundliches Team, moderne Büroräume mit zeitgemäßer IT-Ausstattung, Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven, flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell, eine gründliche Einarbeitung in alle Bereiche, sowie ein attraktives Gehaltspaket. CALUMA unterstützt dich bei allen Fragen rund um deine Vermittlung.