Verwaltungsassistenz (m/w/d) für Herford – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsassistenz in Herford unterstützt du die Führungsebene und verschiedene Abteilungen bei administrativen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das eine kompetente Assistenz für vielfältige Verwaltungsaufgaben sucht. Du arbeitest eigenverantwortlich und bist zentrale Anlaufstelle für organisatorische Belange. Die Position bietet dir einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag mit vielfältigen Kontakten. Du erhältst umfassende Einblicke in Unternehmensprozesse und Entscheidungswege. Das Arbeitsumfeld ist professionell und wertschätzend. Du profitierst von einem strukturierten Aufgabenbereich und geregelten Arbeitszeiten.

Branche: Verwaltung & Assistenz

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Als Verwaltungsassistenz in Herford koordinierst du Termine und verwaltest Kalender für Führungskräfte. Du bereitest Besprechungen vor, erstellst Tagesordnungen und protokollierst Ergebnisse. Die Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten gehört zu deinen Hauptaufgaben. Du bearbeitest E-Mail-Korrespondenz und leitest Anfragen an die zuständigen Stellen weiter. Die Organisation von Dienstreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnungen liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du pflegst Kontakte zu internen und externen Ansprechpartnern. Die Verwaltung von Verträgen, Fristen und Wiedervorlagen gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Budgetverwaltung und Kostenkontrolle.

Zusätzlich organisierst du Veranstaltungen und Workshops inklusive Räumlichkeiten und Catering. Du kümmerst dich um die Beschaffung und Bestellverwaltung von Büromaterial und Arbeitsmitteln. Die Pflege von Ablagesystemen und Dokumentenarchiven gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen. Die Vorbereitung von Unterlagen für Gremiensitzungen und Präsentationen zählt zu deinen Tätigkeiten. Du hilfst bei der Koordination von Projekten und überwachst Meilensteine. Die Betreuung von Gästen und die Organisation von Bewirtungen runden dein Aufgabengebiet ab.

Anforderungen:

Für die Position als Verwaltungsassistenz in Herford verfügst du über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Du hast mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich. Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind erforderlich. Deine Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ausgezeichnet. Du bist kommunikationsstark und hast ein sicheres Auftreten. Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus. Du arbeitest diskret und vertrauenswürdig. Belastbarkeit und Flexibilität sind für dich selbstverständlich.

Du zeichnest dich durch ausgeprägte Organisationsfähigkeit und vorausschauendes Denken aus. Deine Kommunikationsstärke zeigt sich im Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen. Du bist serviceorientiert und lösungsorientiert. Deine Diskretion und Loyalität sind ausgeprägt, besonders im Umgang mit vertraulichen Informationen. Du arbeitest selbstständig und triffst eigenverantwortlich Entscheidungen. Deine Stressresistenz ermöglicht dir auch in hektischen Phasen professionelles Arbeiten. Du bist teamfähig und unterstützt Kollegen proaktiv. Deine Flexibilität zeigt sich in der Anpassung an wechselnde Prioritäten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr, mit 60 Minuten Pause. Gelegentlich sind auch Termine außerhalb der Kernarbeitszeit möglich.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir einen modernen Arbeitsplatz mit aktueller IT-Ausstattung. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kollegen. Ein professionelles und wertschätzendes Arbeitsklima erwartet dich. Regelmäßige Teammeetings sorgen für guten Informationsaustausch. Du hast die Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen. Flexible Arbeitszeitmodelle können nach der Einarbeitung besprochen werden. Es bestehen gute Übernahmechancen bei erfolgreicher Zusammenarbeit. CALUMA begleitet dich als verlässlicher Partner und steht für alle Anliegen zur Verfügung.