Verwaltungsassistent (m/w/d) für Jena – 17,20 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsassistent in Jena unterstützt du eine Bildungseinrichtung bei der Bewältigung administrativer Aufgaben. Du bist Teil eines engagierten Teams und trägst dazu bei, dass die Verwaltungsprozesse effizient und reibungslos ablaufen. Die Position bietet dir einen interessanten Einblick in den Bildungssektor mit seinen besonderen Anforderungen. Du arbeitest in einem lebendigen Umfeld mit direktem Kontakt zu verschiedenen Zielgruppen. Eine gründliche Einarbeitung und ein unterstützendes Team erwarten dich.

Branche: Verwaltung & Bildung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Du bearbeitest Anmeldungen und Teilnehmerdaten und pflegst diese in den entsprechenden Systemen. Die Organisation und Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Räumen gehört zu deinen Hauptaufgaben. Du erstellst Teilnehmerlisten, Anwesenheitslisten und Bescheinigungen. Die Bearbeitung von Anfragen per Telefon, E-Mail und persönlich liegt in deiner Verantwortung. Du unterstützt bei der Erstellung von Kursunterlagen und Informationsmaterialien. Die Pflege der Website und interner Informationssysteme mit aktuellen Daten gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du assistierst bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Die Unterstützung bei der Abrechnung von Kursen und Veranstaltungen fällt in deinen Bereich. Du kümmerst dich um die Beschaffung und Verwaltung von Lehr- und Lernmitteln. Die Koordination mit Dozenten und externen Partnern gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du hilfst bei der Erstellung von Statistiken und Berichten für interne Zwecke. Die Pflege von Kontakt- und Adressdatenbanken liegt ebenfalls bei dir. Du unterstützt bei Marketingmaßnahmen und der Organisation von Infoabenden. Die Betreuung von Auszubildenden oder Praktikanten im Verwaltungsbereich kann zu deinen Aufgaben gehören.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Verwaltungsbereich ist wünschenswert. Erfahrung im Bildungssektor oder mit Veranstaltungsorganisation ist von Vorteil. Du solltest Freude am Umgang mit Menschen mitbringen. Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft zeichnen dich aus. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind wichtig für diese Position. Du bist kommunikativ und gehst freundlich auf verschiedene Menschen zu. Zuverlässigkeit und Engagement sind für dich selbstverständlich.

Du verfügst über sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und Word. Erfahrung mit Datenbanken oder Verwaltungssoftware ist von Vorteil. Deine Kommunikationsfähigkeiten sind ausgeprägt, sowohl mündlich als auch schriftlich. Du arbeitest kundenorientiert und lösungsorientiert. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Multitasking zeichnen dich aus. Du bist teamfähig und kannst auch eigenständig arbeiten. Deine Arbeitsweise ist sorgfältig und gewissenhaft. Du bist aufgeschlossen für digitale Arbeitsweisen und neue Technologien.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag, Kernarbeitszeit von 09:00 bis 15:00 Uhr, flexible Randzeiten möglich, gelegentliche Abendtermine bei Veranstaltungen nach Vorankündigung, Ausgleich durch Zeitguthaben

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine sinnstiftende Tätigkeit im Bildungsbereich. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung und kontinuierliche Unterstützung. Das Team ist jung, dynamisch und arbeitet kollegial zusammen. Moderne Arbeitsmittel und digitale Tools werden zur Verfügung gestellt. Du hast die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung durch Fortbildungen. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Regelmäßige Teamevents fördern den Zusammenhalt. Die Verkehrsanbindung ist hervorragend. Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Kontakten erwartet dich.