Veranstaltungsorganisation als Verwaltungshilfe (m/w/d) für Gaggenau – 17,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Du unterstützt bei der Organisation und Verwaltung von Firmenveranstaltungen. In Gaggenau hilfst du bei der Planung, koordinierst Dienstleister und kümmerst dich um organisatorische Details. Als Verwaltungshilfe trägst du zum Erfolg von Events bei. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen mit regelmäßigen Veranstaltungen.

Branche: Verwaltung & Eventmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Unterstützung bei der Planung und Organisation von Firmenevents, die Koordination von Locations und Veranstaltungsräumen, die Kommunikation mit Dienstleistern (Catering, Technik, Dekoration), die Verwaltung von Teilnehmerlisten und Anmeldungen, die Erstellung von Einladungen und Programmen, die Organisation von Technik und Ausstattung, die Betreuung während der Veranstaltung, die Rechnungsprüfung für Event-Dienstleistungen, die Nachbereitung und Dokumentation von Events sowie die Pflege einer Veranstaltungsdatenbank in Gaggenau.

Deine Nebenaufgaben beinhalten die Einholung von Angeboten für Veranstaltungen, die Erstellung von Budgetübersichten, die Organisation von Give-aways und Werbematerial, die Koordination von Transfers und Unterkünften, die Vorbereitung von Präsentationen, die Fotodokumentation von Events, die Erstellung von Feedback-Umfragen, die Pflege von Dienstleister-Kontakten sowie allgemeine administrative Event-Tätigkeiten.

Anforderungen:

Du hast idealerweise Erfahrung in der Eventorganisation oder im Projektmanagement. Du bist sehr organisiert und behältst viele Details im Blick. Du kommunizierst sicher mit Dienstleistern und Teilnehmern. Du arbeitest kreativ und lösungsorientiert. Du bist flexibel und belastbar, auch in stressigen Situationen. EDV-Kenntnisse in MS Office sind vorhanden. Du bist serviceorientiert und gastgeberisch. Deutschkenntnisse sind sehr gut, Englisch von Vorteil.

Du zeichnest dich durch exzellente Organisationsfähigkeit aus. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht professionelle Koordination. Du arbeitest proaktiv und vorausschauend. Du bist kreativ und hast Gespür für Details. Deine Flexibilität ermöglicht schnelle Reaktion auf Änderungen. Du bist stressresistent und bleibst auch bei Problemen ruhig. Du arbeitest teamorientiert und bist ein Gastgeber-Typ.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 10:00 – 16:00 Uhr mit 30 Minuten Pause, 27,5 Stunden/Woche, Teilzeitmodell, gelegentlich abends und am Wochenende bei Veranstaltungen (mit Zeitausgleich)

Zusammenfassung:

Als durch CALUMA vermittelte Verwaltungshilfe arbeitest du in einem kreativen Bereich in Gaggenau. Du erhältst Einblick in professionelles Eventmanagement, arbeitest mit verschiedenen Dienstleistern zusammen, hast abwechslungsreiche Aufgaben, sammelst wertvolle Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, profitierst von flexiblen Teilzeit-Arbeitszeiten, erlebst spannende Events hautnah und hast die Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit.