Terminkoordinator (m/w/d) für Unna – 17,30 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Für unseren Kunden in Unna suchen wir einen zuverlässigen Terminkoordinator mit organisatorischem Geschick. Du bist zentrale Schnittstelle für die Terminplanung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Diese Position eignet sich für dich, wenn du gerne koordinierst und den Überblick behältst.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Als Terminkoordinator planst und koordinierst du Termine für verschiedene Abteilungen und Führungskräfte. Du verwaltest mehrere Kalender und stellst Terminkollisionen fest und löst diese. Die Organisation von Besprechungen inklusive Raumreservierung und technischer Ausstattung gehört zu deinen Aufgaben. Du versendest Einladungen, koordinierst Teilnehmer und verschickst Erinnerungen. Die Vor- und Nachbereitung von Meetings mit Unterlagen und Protokollen liegt in deiner Verantwortung. Du koordinierst Termine mit externen Partnern und Dienstleistern.

Neben den Hauptaufgaben übernimmst du die Pflege von Anwesenheitslisten und Urlaubskalendern. Du koordinierst Dienstreisen und stellst die terminliche Abstimmung sicher. Die Verwaltung von Besprechungsräumen und deren Auslastung gehört ebenfalls dazu. Du erstellst Terminübersichten und Wochenpläne für verschiedene Bereiche. Auch die Koordination von Schulungsterminen und die Verwaltung der Teilnehmer kann Teil deiner Tätigkeit sein. Gelegentlich unterstützt du bei der Organisation von größeren Veranstaltungen.

Anforderungen:

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Erfahrung in der Terminkoordination oder als Assistenz ist von Vorteil. Sehr gute Kenntnisse in Outlook und anderen Kalendersystemen sind erforderlich. Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und sehr genau. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch sind wichtig. Du bist flexibel und kannst auf kurzfristige Änderungen schnell reagieren. Diskretion und Serviceorientierung sind für dich selbstverständlich.

Deine Organisationsstärke ermöglicht es dir, viele Termine parallel zu koordinieren. Du denkst vorausschauend und erkennst mögliche Terminkonflikte frühzeitig. Deine Kommunikationsfähigkeit zeigt sich im diplomatischen Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern. Du bleibst auch in hektischen Situationen ruhig und besonnen. Multitasking-Fähigkeit und Stressresistenz zeichnen dich aus. Du arbeitest proaktiv und denkst mitunter auch für andere mit. Deine Zuverlässigkeit und Genauigkeit machen dich zu einem unverzichtbaren Teil des Teams.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr. Gelegentlich ist Flexibilität bei wichtigen Terminen erforderlich.

Zusammenfassung:

Dir wird eine gründliche Einarbeitung in alle Systeme und Prozesse geboten. Du erhältst einen modernen Arbeitsplatz mit professioneller Ausstattung. Das Unternehmen bietet ein kollegiales Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation. Es bestehen gute Entwicklungsmöglichkeiten im assistierenden Bereich. Unser Kunde unterstützt Weiterbildungen im Bereich Office Management. Eine langfristige Perspektive mit Übernahmeoption ist gegeben. Zusätzlich profitierst du von geregelten Arbeitszeiten und Sozialleistungen.