Terminkoordinator (m/w/d) für Stuttgart – 19,00 €/Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

Als Terminkoordinator in Stuttgart übernimmst du die zentrale Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen. Du bist die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Die Position erfordert ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Überblick. Du arbeitest mit modernen Kalendersystemen und Planungstools. Die Tätigkeit bietet dir wertvolle Erfahrung im Projekt- und Zeitmanagement. Du lernst, Prioritäten zu setzen und komplexe Terminstrukturen zu koordinieren. Die Position ist verantwortungsvoll und abwechslungsreich.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Terminkoordinatoren (m/w/d)

Aufgaben:

Du koordinierst und planst Termine für mehrere Personen und Abteilungen. Die Verwaltung von Kalendern und die Vermeidung von Terminkonflikten gehört zu deinen Hauptaufgaben. Du organisierst Meetings inklusive Raumreservierung und technischer Ausstattung. Die Erstellung von Terminübersichten und Erinnerungen liegt in deiner Verantwortung. Du kommunizierst mit internen und externen Teilnehmern und koordinierst deren Verfügbarkeiten. Die Vorbereitung von Besprechungsunterlagen und Agenden übernimmst du. Du dokumentierst Terminänderungen und informierst alle Beteiligten zeitnah.

Zusätzlich unterstützt du bei der Organisation von Videokonferenzen und Telefonschaltungen. Du hilfst bei der Planung von Geschäftsreisen im Zusammenhang mit Terminen. Die Verwaltung von Besprechungsräumen und deren Ausstattung gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du assistierst bei der Organisation von größeren Veranstaltungen und Workshops. Die Pflege von Teilnehmerlisten und Verteilern übernimmst du. Du unterstützt bei der Erstellung von Terminstatistiken. Einfache Protokollführung bei Meetings kann anfallen.

Anforderungen:

Du bist als Werkstudent eingeschrieben. Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Planungstalent sind essentiell. Du verfügst über sehr gute MS Outlook Kenntnisse und Erfahrung mit Kalendersystemen. Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen zeichnen dich aus. Du arbeitest strukturiert und behältst den Überblick. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, Englischkenntnisse von Vorteil. Du bist stressresistent und kannst Prioritäten setzen. Flexibilität und Serviceorientierung sind wichtig.

Dein hervorragendes Organisationstalent ermöglicht effiziente Terminkoordination. Du bist multitaskingfähig und jonglierst mit mehreren Terminen gleichzeitig. Deine Kommunikationsstärke erleichtert die Abstimmung mit allen Beteiligten. Du arbeitest proaktiv und denkst voraus. Deine Zuverlässigkeit gewährleistet reibungslose Abläufe. Du bist diplomatisch im Umgang mit Terminengpässen. Deine Flexibilität ermöglicht schnelle Reaktionen bei Änderungen. Du bist teamfähig und serviceorientiert.

Arbeitszeiten:

Während des Semesters 15-20 Stunden pro Woche, in den Semesterferien bis zu 30 Stunden möglich, flexible Einteilung zwischen 08:00 und 18:00 Uhr, teilweise Homeoffice möglich

Zusammenfassung:

Unser Kunde in Stuttgart bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum. Du arbeitest mit modernen Planungstools und digitalen Kalendersystemen. Die Einarbeitung erfolgt strukturiert. Du sammelst wertvolle Erfahrung im Projektmanagement. Die Arbeitszeiten sind flexibel und lassen sich gut mit dem Studium vereinbaren. Nach Einarbeitung ist teilweise Homeoffice möglich. Das Team ist professionell und wertschätzend. CALUMA begleitet dich als kompetenter Vermittlungspartner.