Terminkoordinator (m/w/d) für Bergisch Gladbach – 19,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Terminkoordinator bist du für die effiziente Organisation und Verwaltung aller Termine eines Unternehmens in Bergisch Gladbach verantwortlich. Diese Vollzeitposition erfordert Organisationstalent und Kommunikationsstärke. Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle terminrelevanten Anfragen. Das Unternehmen hat ein hohes Terminaufkommen mit verschiedenen Stakeholdern. Du arbeitest mit modernen Kalendersystemen und Planungstools. Die Einarbeitung vermittelt dir alle relevanten Abläufe und Prioritäten. Du erhältst einen unbefristeten Vertrag mit überdurchschnittlicher Vergütung. Die Position bietet dir einen verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Aufgabenbereich.

Branche: Verwaltung & Terminmanagement

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfe

Aufgaben:

Du planst, koordinierst und verwaltest alle Termine für verschiedene Abteilungen und Führungskräfte. Die Abstimmung von Terminen zwischen internen und externen Beteiligten liegt in deiner Verantwortung. Du prüfst Terminanfragen auf Verfügbarkeit und organisierst passende Zeitfenster. Die Verwaltung von Kalendern in Outlook oder anderen Systemen führst du professionell durch. Du versendest Terminbestätigungen, Einladungen und Erinnerungen an alle Teilnehmer. Die Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen übernimmst du. Du koordinierst bei Terminänderungen und informierst alle Beteiligten zeitnah. Die Priorisierung von Terminen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit liegt in deiner Hand.

Du unterstützt bei der Organisation von Videokonferenzen und Online-Meetings. Die Koordination von Terminen mit externen Dienstleistern und Geschäftspartnern kann anfallen. Du hilfst bei der Planung von Veranstaltungen und größeren Meetings. Die Pflege von Teilnehmerlisten und Kontaktdaten gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Terminübersichten und Tagesplänen. Die Koordination von Geschäftsreisen im Zusammenhang mit Terminen übernimmst du. Du hilfst bei der Lösung von Terminkonflikten und findest pragmatische Lösungen. Die Dokumentation von Terminen und deren Nachverfolgung liegt in deiner Verantwortung.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Terminmanagement, Sekretariat oder Assistenzbereich ist erforderlich. Exzellente Kenntnisse in Outlook-Kalender und MS Office sind zwingend notwendig. Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind von Vorteil. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Multitasking zeichnen dich aus. Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und proaktiv. Kommunikationsstärke am Telefon und per E-Mail besitzt du. Du bist stressresistent und behältst auch bei hohem Terminaufkommen den Überblick. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind für dich selbstverständlich.

Du überzeugst durch hervorragende Koordinationsfähigkeiten. Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten zeichnen dich aus. Du arbeitest selbstständig, eigenverantwortlich und lösungsorientiert. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Terminen ist für dich selbstverständlich. Du besitzt diplomatisches Geschick bei der Priorisierung von Terminen. Zuverlässigkeit und absolute Genauigkeit prägen deine Arbeitsweise. Du denkst vorausschauend und erkennst potenzielle Terminkonflikte frühzeitig. Teamfähigkeit und kollegiale Zusammenarbeit sind dir wichtig. Du zeigst Belastbarkeit und Ruhe auch in hektischen Situationen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr mit flexiblen Pausenregelungen. Vollzeit mit 40 Wochenstunden. Gleitzeit nach Absprache möglich. Gelegentliche Flexibilität bei dringenden Terminanfragen erwünscht.

Zusammenfassung:

Der Arbeitgeber bietet dir durch Vermittlung von CALUMA einen Vollzeitvertrag mit 19,00 Euro Stundenlohn. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag direkt beim Unternehmen. Eine umfassende Einarbeitung in Systeme, Prozesse und Unternehmensstrukturen wird garantiert. Moderne technische Ausstattung mit aktuellen Kalendersystemen steht zur Verfügung. Das Unternehmen fördert Weiterbildungen im Bereich Zeitmanagement und Organisation. Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen sind möglich. Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld mit vielfältigen Kontakten. Ein professionelles Team und wertschätzende Unternehmenskultur erwarten dich. Betriebliche Sozialleistungen und Zusatzleistungen sind vorhanden. Kostenfreie Getränke, Mitarbeiterevents und sehr gute Verkehrsanbindung werden geboten.