Terminkoordinator (m/w/d) für Bayreuth – 17,50 € / Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

Als Werkstudent im Bereich Terminkoordination in Bayreuth übernimmst du die Planung und Abstimmung von Terminen für verschiedene Abteilungen und Personen. Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle terminlichen Angelegenheiten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Die Position erfordert Organisationstalent und Kommunikationsstärke. Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld mit vielen Kontakten. Das Unternehmen bietet dir die Möglichkeit, wichtige organisatorische Kompetenzen zu entwickeln. Die Arbeitszeiten sind studienfreundlich gestaltet. Du erhältst Einblicke in die Unternehmensorganisation auf verschiedenen Ebenen.

Branche: Verwaltung & Organisation

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Terminkoordinator (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Besprechungen. Du pflegst Kalender und stellst sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden. Die Abstimmung von Terminen zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern gehört zu deinem Tätigkeitsbereich. Du reservierst und verwaltest Besprechungsräume und stellst deren Verfügbarkeit sicher. Die Organisation von Videokonferenzen und die Bereitstellung der technischen Zugänge ist Teil deiner Arbeit. Du versendest Termineinladungen und Erinnerungen. Die Koordination von Terminketten und die Berücksichtigung von Abhängigkeiten gehören dazu. Du führst Terminlisten und Übersichten und aktualisierst diese regelmäßig. Die Kommunikation mit Teilnehmern bei Terminänderungen oder -absagen ist wichtig.

Als Nebenaufgaben unterstützt du bei der Vorbereitung von Meetings, z.B. durch Bereitstellung von Unterlagen. Du hilfst bei der Pflege von Kontaktdaten und Verteilern. Die Erstellung von Terminübersichten und Raumbelegungsplänen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei der Organisation von Firmenevents und größeren Veranstaltungen. Die Koordination mit dem Facility Management bei technischen oder räumlichen Anforderungen gehört dazu. Du hilfst bei der Protokollführung bei ausgewählten Meetings. Die Nachbereitung von Terminen durch Versand von Unterlagen oder Zusammenfassungen ist möglich. Gelegentlich unterstützt du bei anderen administrativen oder organisatorischen Aufgaben.

Anforderungen:

Du bist als Werkstudent an einer Hochschule oder Universität eingeschrieben. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Outlook oder vergleichbaren Kalendersystemen. Ausgeprägtes Organisationstalent und Planungsfähigkeit zeichnen dich aus. Du besitzt ein gutes Zeitmanagement und kannst Prioritäten setzen. Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten sind wichtig. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Terminen den Überblick. Flexibilität und die Fähigkeit, schnell auf Änderungen zu reagieren, sind erforderlich. Du bist serviceorientiert und gehst freundlich mit Anfragen um. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Terminen ist selbstverständlich.

Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Planungstalent. Deine Arbeitsweise ist vorausschauend und proaktiv. Du erkennst potenzielle Terminprobleme frühzeitig und findest Lösungen. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht professionellen Austausch mit verschiedenen Hierarchieebenen. Du bist diplomatisch und findest auch bei Terminkonflikten gute Kompromisse. Deine Zuverlässigkeit stellt sicher, dass keine Termine übersehen werden. Du arbeitest präzise und achtest auf Details. Deine Stressresistenz hilft dir, auch in hektischen Phasen ruhig zu bleiben. Du bist technikaffin und arbeitest dich schnell in neue Systeme ein. Diskretion und Professionalität sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt bis zu 20 Stunden pro Woche während des Semesters. In den Semesterferien sind nach Absprache auch mehr Stunden möglich. Die Einsatzzeiten sind flexibel und werden an deinen Stundenplan angepasst. Möglich sind Arbeitstage von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr. Da Termine oft kurzfristig anfallen, ist eine gewisse Flexibilität in der Erreichbarkeit von Vorteil. Die genaue Planung erfolgt in Abstimmung mit dir und dem Unternehmen.

Zusammenfassung:

Dir wird eine attraktive Vergütung von 17,50 € pro Stunde geboten. Du sammelst wertvolle Praxiserfahrung im Bereich Organisation und Koordination. Die Position bietet dir Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche und ermöglicht den Aufbau eines breiten Netzwerks. Du entwickelst wichtige Soft Skills wie Kommunikation und Zeitmanagement. Das flexible Arbeitszeitmodell berücksichtigt deine Studienanforderungen. Du arbeitest mit modernen Organisations- und Kommunikationstools. Das Unternehmen bietet eine professionelle und wertschätzende Arbeitsatmosphäre. Prüfungsphasen werden bei der Planung berücksichtigt. CALUMA steht dir als kompetenter Partner zur Seite.