Terminkoordinations-Helfer (m/w/d) für Schwäbisch Hall – 16,50 € / Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

Als Terminkoordinations-Helfer in Schwäbisch Hall unterstützt du bei der Planung und Koordination von Terminen und Besprechungen. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die Unterstützung im Terminmanagement benötigen. Du arbeitest in einem organisatorisch anspruchsvollen Umfeld, in dem Planung und Koordination zentral sind. Diese Werkstudententätigkeit bietet dir wertvolle Erfahrungen in der Büroorganisation. Du lernst den Umgang mit Kalendersystemen und Ressourcenplanung kennen.

Branche: Verwaltung & Organisation

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Bürohelfer (m/w/d)

Aufgaben:

Du bist verantwortlich für die Terminplanung und Koordination von internen und externen Meetings. Die Abstimmung von Terminen mit verschiedenen Teilnehmern und die Findung gemeinsamer Zeitfenster gehört zu deinen Hauptaufgaben. Du buchst Besprechungsräume und stellst die Verfügbarkeit benötigter Ressourcen sicher. Die Pflege von Kalendern und die Aktualisierung von Terminen liegt in deiner Verantwortung. Du versendest Termineinladungen und Erinnerungen an Teilnehmer. Die Koordination von Terminänderungen und Absagen übernimmst du. Du erstellst Übersichten über anstehende Termine und Deadlines. Die Kommunikation mit internen und externen Teilnehmern bezüglich Terminen gehört zu deinen Aufgaben.

Du unterstützt bei der Vorbereitung von Meeting-Unterlagen und deren rechtzeitiger Verteilung. Die Organisation von Catering oder technischer Ausstattung für Meetings übernimmst du. Du hilfst bei der Koordination von Videokonferenzen und Online-Meetings. Die Pflege von Teilnehmerlisten und Kontaktdaten liegt in deinen Händen. Du assistierst bei der Erstellung von Tagesordnungen nach Vorgabe. Die Nachbereitung von Meetings durch Versand von Unterlagen gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Planung von Geschäftsreisen und Terminen außer Haus. Die Dokumentation von Terminabsprachen und wichtigen Fristen übernimmst du.

Anforderungen:

Du bist sehr organisiert und hast ein gutes Zeitmanagement. Sicherer Umgang mit Outlook oder anderen Kalendersystemen ist wichtig. Du verfügst über gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift. Deutschkenntnisse sind für die Abstimmung mit Teilnehmern erforderlich. Du bist sorgfältig und achtest auf Details bei der Terminplanung. Flexibilität bei kurzfristigen Terminänderungen solltest du mitbringen. Du kannst mehrere Kalender gleichzeitig verwalten und koordinieren. Freundlichkeit und Professionalität im Kontakt mit internen und externen Personen zeichnen dich aus.

Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Terminen den Überblick. Deine Arbeitsweise ist vorausschauend und du denkst proaktiv mit. Du bist zuverlässig und stellst sicher, dass keine Termine übersehen werden. Kommunikationsstärke zeigst du bei der Abstimmung mit verschiedenen Personen. Du bist stressresistent auch bei kurzfristigen Änderungen oder Konflikten. Problemlösungsfähigkeit hilft dir bei Terminkollisionen oder Ressourcenengpässen. Du zeigst Serviceorientierung gegenüber allen Beteiligten. Diskretion bei vertraulichen Terminen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 18:00 Uhr, 15-20 Stunden pro Woche, flexible Gestaltung nach Absprache

Zusammenfassung:

Die Unternehmen in Schwäbisch Hall bieten dir eine Einarbeitung in ihre Kalendersysteme und Prozesse. Du erhältst eine faire Vergütung von 16,50 Euro pro Stunde. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen die Vereinbarkeit mit dem Studium. Du arbeitest mit modernen Kalender- und Planungssystemen. Du sammelst wichtige Erfahrungen in Organisation und Koordination. Die Tätigkeit bietet Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche. Langfristige Einsätze und Entwicklungsmöglichkeiten sind gegeben. CALUMA unterstützt dich als verlässlicher Ansprechpartner während des Einsatzes.