Terminkoordination Verwaltung (m/w/d) für Mühlacker – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du koordinierst Termine und stellst sicher, dass alle Besprechungen und Meetings reibungslos organisiert sind in Mühlacker. Als Verwaltungshilfe im Bereich Terminkoordination bist du die zentrale Schnittstelle für alle terminlichen Angelegenheiten. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die professionelle Unterstützung bei der Terminverwaltung benötigen. Du arbeitest serviceorientiert und sorgst dafür, dass alle Termine optimal abgestimmt sind. Diese Position bietet dir vielfältige Kontakte und eine wichtige organisatorische Rolle.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Koordination und Verwaltung von Terminen für verschiedene Bereiche oder Personen. Du pflegst mehrere Kalender und stellst sicher, dass keine Terminüberschneidungen entstehen. Die Planung und Buchung von Besprechungsräumen gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine zwischen verschiedenen Beteiligten und findest passende Zeitfenster für alle. Die Versendung von Termineinladungen und die Pflege von Teilnehmerlisten fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du erinnerst Teilnehmer rechtzeitig an bevorstehende Termine. Die Anpassung und Verschiebung von Terminen bei Änderungen ist ebenfalls deine Aufgabe. Du dokumentierst Terminvereinbarungen und hältst alle Beteiligten informiert.

Zusätzlich kümmerst du dich um die organisatorische Vorbereitung von Besprechungen wie Technik, Catering und Unterlagen. Du koordinierst die Terminplanung bei Dienstreisen und externen Veranstaltungen. Die Pflege von Anwesenheitslisten und die Dokumentation von Terminabsagen gehören zu deinen weiteren Aufgaben. Du unterstützt bei der Planung von Veranstaltungen und koordinierst die zeitlichen Abläufe. Auch die Kommunikation mit externen Partnern zur Terminabstimmung fällt in deinen Bereich. Du erstellst Terminübersichten und Zeitpläne für verschiedene Projekte oder Bereiche. Bei Bedarf übernimmst du die Nachbereitung von Besprechungen wie Protokollführung oder Follow-up-Koordination.

Anforderungen:

Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Erfahrung in der Terminkoordination oder im Assistenzbereich ist von Vorteil. Sehr gute Kenntnisse in Outlook oder anderen Kalendersystemen sind erforderlich. Du bist äußerst organisiert und behältst auch bei vielen Terminen den Überblick. Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten sind wichtig. Du arbeitest serviceorientiert, flexibel und lösungsorientiert. Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck zu arbeiten, sind erforderlich. Diskretion und Zuverlässigkeit runden dein Profil ab.

Deine Organisationsfähigkeit ist herausragend und ermöglicht es dir, komplexe Terminstrukturen zu koordinieren. Du bist flexibel und findest auch kurzfristig Lösungen bei Terminänderungen. Deine Kommunikationsfähigkeit zeigt sich im professionellen Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen. Du bist proaktiv und denkst mit, um potenzielle Terminkonflikte im Vorfeld zu vermeiden. Deine Serviceorientierung stellt sicher, dass alle Terminwünsche bestmöglich umgesetzt werden. Du bleibst auch in stressigen Situationen ruhig und behalten den Überblick. Deine Zuverlässigkeit ist wichtig, da viele auf eine korrekte Terminplanung angewiesen sind. Diskretion bei sensiblen Terminen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten in der Regel zwischen 08:00 und 17:00 Uhr. Flexibilität bei dringenden Terminänderungen erwünscht, eventuell auch frühere oder spätere Arbeitszeiten.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir einen modernen Arbeitsplatz mit aktuellen Kalendersystemen und Kommunikationstools. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die Strukturen, Abläufe und Terminprozesse. Die Arbeitsatmosphäre ist dynamisch und du arbeitest mit vielen verschiedenen Menschen zusammen. Du sammelst wertvolle Erfahrungen in der Organisation und Koordination. Die Position bietet dir vielfältige Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche. Bei guter Leistung bestehen oft ausgezeichnete Übernahmemöglichkeiten. Weiterbildungen im Bereich Organisation und Zeitmanagement werden oft angeboten. Die Position bietet Abwechslung und vielseitige Aufgaben.