Terminkoordination als Verwaltungshilfe (m/w/d) für Flensburg – 18,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungshilfe übernimmst du die wichtige Aufgabe der Termin- und Besprechungskoordination. In Flensburg sorgst du dafür, dass alle Termine reibungslos organisiert und koordiniert werden. Du bist die zentrale Schnittstelle für die Terminplanung und stellst sicher, dass alle Beteiligten optimal informiert sind. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das auf professionelle Terminorganisation angewiesen ist.

Branche: Verwaltung & Koordination

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Du koordinierst und planst Termine für verschiedene Abteilungen und Führungskräfte, verwaltest Kalender und Besprechungsräume, versendest Termineinladungen und Erinnerungen, klärst Terminüberschneidungen und findest Lösungen, bereitest Besprechungsräume vor, organisierst technische Ausstattung für Meetings, koordinierst Catering bei Bedarf, erstellst Teilnehmerlisten, dokumentierst Terminänderungen und Absagen sowie kommunizierst mit internen und externen Teilnehmern in Flensburg.

Deine Nebenaufgaben umfassen die Pflege von Kontaktdaten der Besprechungsteilnehmer, die Organisation von Video- und Telefonkonferenzen, die Vorbereitung von Meeting-Unterlagen, die Protokollierung von Terminen, die Koordination von Dienstreisen in Verbindung mit Terminen, die Verwaltung von Zugangsberechtigungen für Besprechungsräume, die Erstellung von Raumbelegungsplänen sowie die allgemeine administrative Unterstützung des Managements.

Anforderungen:

Du hast Organisationstalent und Überblick über komplexe Terminstrukturen. Du arbeitest mit Kalendersystemen wie Outlook sicher. Du kommunizierst klar und verbindlich. Du bist zeitlich flexibel und kannst auch kurzfristig reagieren. Du arbeitest strukturiert und vorausschauend. Deutschkenntnisse sind erforderlich, Englischkenntnisse von Vorteil. Du bist serviceorientiert und kundenfreundlich. Diskretion im Umgang mit sensiblen Termininformationen ist selbstverständlich.

Du überzeugst durch exzellente Kommunikationsfähigkeit und diplomatisches Geschick. Du behältst auch bei vielen gleichzeitigen Terminen den Überblick. Deine Flexibilität ermöglicht es dir, schnell auf Änderungen zu reagieren. Du bist stressresistent und arbeitest lösungsorientiert. Deine Zuverlässigkeit ist essentiell für die Terminkoordination. Du bist teamorientiert und arbeitest mit allen Ebenen zusammen. Deine Serviceorientierung zeichnet dich aus.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr mit 1 Stunde Pause, 40 Stunden/Woche, gelegentlich flexible Zeiten bei besonderen Terminen

Zusammenfassung:

Als durch CALUMA vermittelte Verwaltungshilfe erhältst du eine verantwortungsvolle Position in Flensburg mit direktem Einfluss auf die Unternehmensorganisation. Dich erwartet ein moderner Arbeitsplatz mit professionellen Planungstools, eine umfassende Einarbeitung, ein kommunikatives Arbeitsumfeld, abwechslungsreiche Aufgaben, Kontakt zu verschiedenen Unternehmensbereichen, Entwicklungsmöglichkeiten sowie die Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit beim Kundenunternehmen.