Teamassistenz (m/w/d) für Bautzen – 19,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Teamassistenz in Bautzen unterstützt du ein spezifisches Team oder eine Abteilung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das eine engagierte Assistenzkraft zur Entlastung seines Teams sucht. Du bist zentrale Anlaufstelle für organisatorische Belange und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Diese Position bietet dir die Möglichkeit, eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammenzuarbeiten und Einblicke in unterschiedliche Projekte zu gewinnen.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Teamassistenten (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die organisatorische und administrative Unterstützung eines Teams oder einer Abteilung. Du koordinierst Termine, organisierst Meetings und übernimmst die Raumbuchung. Die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich Erstellung von Tagesordnungen und Protokollen, liegt in deiner Verantwortung. Du bearbeitest die Korrespondenz des Teams, erstellst Präsentationen und Berichte. Die Pflege von Teamkalendern und die Koordination von Abwesenheiten gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Reiseplanung und -organisation für Teammitglieder. Die Verwaltung von Dokumenten, die Pflege von Ablagen und die Sicherstellung der Dateiorganisation sind Teil deiner Tätigkeit. Du fungierst als Schnittstelle zwischen dem Team und anderen Abteilungen.

Als Nebenaufgaben unterstützt du bei der Projektkoordination und verfolgst Deadlines und Meilensteine. Du hilfst bei der Erstellung von Projektdokumentationen und Status-Reports. Die Organisation von Team-Events, Workshops und Schulungen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du koordinierst mit externen Partnern und Dienstleistern im Auftrag des Teams. Die Bestellung von Arbeitsmitteln und die Verwaltung des Teambudgets für Material liegen in deinem Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder in organisatorische Abläufe. Die Pflege von Team-Ressourcen wie SharePoint, Wikis oder Projekt-Tools sowie die Koordination von Feedbackrunden und Team-Umfragen runden dein Profil ab.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert, motivierte Quereinsteiger mit Büroerfahrung sind ebenfalls willkommen. Du verfügst über gute bis sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Erfahrung mit Collaboration-Tools wie Teams, SharePoint oder Projektmanagement-Software ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, Englischkenntnisse sind ein Plus. Du bist organisationsstark und kannst mehrere Aufgaben parallel koordinieren. Deine Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und serviceorientiert. Du bist kommunikationsstark und verfügst über ein freundliches, professionelles Auftreten. Teamfähigkeit und Flexibilität zeichnen dich aus.

Du zeichnest dich durch ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Koordinationsgeschick aus. Deine Serviceorientierung und dein proaktives Handeln machen dich zur wertvollen Unterstützung für das Team. Du arbeitest vorausschauend und erkennst Unterstützungsbedarf frühzeitig. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht dir eine professionelle Zusammenarbeit auf allen Ebenen. Du bist belastbar und behältst auch in hektischen Phasen den Überblick. Deine Diskretion und Loyalität im Umgang mit teaminternen Informationen sind selbstverständlich. Du zeigst Eigeninitiative und bringst Verbesserungsvorschläge ein. Deine positive Einstellung und deine Teamfähigkeit schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, in der Regel von 08:00 bis 17:00 Uhr mit flexiblen Pausenregelungen. Gleitzeit kann nach Absprache möglich sein. Gelegentliche Mehrarbeit bei besonderen Team-Events oder Projekten kann erforderlich sein.

Zusammenfassung:

Das Unternehmen bietet dir eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Aufgaben in einem dynamischen Teamumfeld. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in alle relevanten Prozesse und Tools. Du arbeitest eng mit Fachexperten zusammen und kannst von deren Wissen profitieren. Moderne IT-Ausstattung und professionelle Arbeitsmittel stehen dir zur Verfügung. Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation erwartet dich. Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen Entwicklung werden geboten. Je nach Unternehmen werden zusätzliche Benefits wie flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen oder betriebliche Altersvorsorge angeboten. Die Perspektive zur langfristigen Zusammenarbeit und zur Übernahme von mehr Verantwortung ist gegeben.