Sekretariatsunterstützung Verwaltung (m/w/d) für Mönchengladbach – 18,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Du unterstützt das Sekretariat bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben in Mönchengladbach. Als Verwaltungshilfe in der Sekretariatsunterstützung bist du eine wichtige Entlastung für das Sekretariatsteam. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die zusätzliche Kapazitäten im Sekretariatsbereich benötigen. Du arbeitest serviceorientiert und stellst sicher, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden. Diese Teilzeitposition bietet dir abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem dynamischen Umfeld.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Unterstützung des Sekretariats bei administrativen Tätigkeiten. Du übernimmst die Terminkoordination und pflegst Kalender. Die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen gehört zu deinem Tagesgeschäft, einschließlich Raumreservierung und Bereitstellung von Unterlagen. Du unterstützt bei der Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und Protokollen. Die Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz nach Vorgabe fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du kümmerst dich um die Organisation von Dienstreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnungen. Die Pflege von Kontaktdaten und Adressverzeichnissen ist ebenfalls deine Aufgabe. Du unterstützt bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten.

Zusätzlich übernimmst du die Bewirtung von Gästen und die Organisation von Catering. Du hilfst bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und sammelst notwendige Informationen. Die Bearbeitung von Postein- und -ausgängen gehört zu deinen weiteren Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen. Auch die Koordination mit Dienstleistern und Lieferanten kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Organisation von Firmenveranstaltungen. Bei Bedarf übernimmst du Empfangstätigkeiten oder Telefondienst als Vertretung.

Anforderungen:

Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich ist von Vorteil. Sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sind erforderlich. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und bist auch in stressigen Situationen belastbar. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind wichtig. Ein professionelles, freundliches Auftreten ist erforderlich. Du bist serviceorientiert, diskret und loyal. Organisationstalent und Flexibilität runden dein Profil ab.

Deine Organisationsfähigkeit ermöglicht es dir, auch komplexe Aufgaben zu koordinieren. Du arbeitest präzise und achtest auf Details in der Dokumentenerstellung. Deine Kommunikationsfähigkeit zeigt sich im professionellen Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern. Du bist proaktiv und denkst mit, um das Sekretariat optimal zu unterstützen. Deine Serviceorientierung stellt sicher, dass alle Anliegen zuvorkommend behandelt werden. Du bist flexibel und stellst dich auf wechselnde Prioritäten ein. Deine Belastbarkeit hilft dir, auch bei hohem Arbeitsaufkommen die Qualität zu halten. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Teilzeit mit 25-30 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten in der Regel zwischen 08:00 und 15:00 Uhr oder nach individueller Vereinbarung. Flexibilität bei Besprechungsterminen erwünscht.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir einen modernen Arbeitsplatz mit aktueller Bürotechnik. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die Abläufe und verwendeten Systeme. Die Arbeitsatmosphäre ist professionell und wertschätzend. Du arbeitest eng mit dem Sekretariatsteam zusammen und wirst Teil eines eingespielten Teams. Die Position bietet dir vielfältige Einblicke in Unternehmensprozesse. Bei guter Leistung bestehen oft ausgezeichnete Übernahmechancen. Die Teilzeittätigkeit ermöglicht eine gute Work-Life-Balance. Weiterbildungsmöglichkeiten können angeboten werden.