Sekretariatsmitarbeiter (m/w/d) für Riesa – 19,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Sekretariatsmitarbeiter in Riesa übernimmst du zentrale organisatorische Aufgaben in einer Bildungseinrichtung. CALUMA vermittelt dich an eine Institution, die professionelle Unterstützung im Sekretariat benötigt. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Schüler, Eltern, Lehrkräfte und externe Partner. Diese Position bietet dir einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag in einem lebendigen Umfeld. Du trägst dazu bei, dass der Schulbetrieb reibungslos funktioniert und bist wichtiger Bestandteil des Teams. Die Arbeit ist vielseitig und du hast täglich mit verschiedenen Menschen zu tun. Ein sicherer Arbeitsplatz im Bildungsbereich mit familienfreundlichen Arbeitszeiten erwartet dich. Die Ferienzeiten bieten oft ruhigere Phasen für organisatorische Aufgaben.

Branche: Bildung & Erziehung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sekretariatsmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Betreuung des Sekretariats als erste Anlaufstelle für alle Anfragen. Du bearbeitest die Korrespondenz mit Eltern, Behörden und externen Partnern. Die Verwaltung von Schülerdaten und die Pflege der Schülerdatenbank gehören zu deinen Tätigkeiten. Du erstellst Bescheinigungen, Zeugnisse und andere schulische Dokumente. Die Terminkoordination für die Schulleitung und die Organisation von Konferenzen fallen in deinen Bereich. Du bearbeitest Krankmeldungen und führst Anwesenheitslisten. Die Verwaltung des Schulbudgets und die Bearbeitung von Rechnungen können zu deinen Aufgaben gehören. Du koordinierst Vertretungen bei Unterrichtsausfällen. Die Organisation von Schulveranstaltungen und Elternabenden unterstützt du administrativ.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Bestellung von Lehr- und Lernmitteln sowie Büromaterial. Du unterstützt bei der Organisation von Schulausflügen und Klassenfahrten durch administrative Vorbereitungen. Die Pflege der Schulwebsite mit aktuellen Informationen und Terminen kann in deinem Bereich liegen. Du hilfst bei der Vorbereitung von Prüfungen durch Organisation der Räume und Materialien. Die Koordination von Praktika und externen Kooperationen fällt teilweise in deinen Bereich. Du assistierst bei der Erstellung von Stundenplänen und Raumbelegungen. Die Betreuung des Fundbüros und die Verwaltung von Schließfächern können zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei der Einschulung neuer Schüler durch Vorbereitung der Unterlagen. Bei Bedarf hilfst du bei der Organisation von Fortbildungen für das Kollegium.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Sekretariatsbereich ist von Vorteil. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Schulverwaltungssoftware sind wünschenswert. Du hast ein freundliches und geduldiges Auftreten, besonders im Umgang mit Kindern und Jugendlichen. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Multitasking sind wichtig. Du bist kommunikativ und kannst mit verschiedenen Anspruchsgruppen umgehen. Diskretion im Umgang mit sensiblen Schüler- und Personaldaten ist unerlässlich. Du arbeitest strukturiert und behältst auch in stressigen Phasen den Überblick. Belastbarkeit, besonders zu Beginn und Ende des Schuljahres, ist erforderlich. Teamfähigkeit und eine positive Grundhaltung gegenüber Bildungsarbeit werden erwartet.

Du verfügst über ausgeprägte Serviceorientierung und gehst auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Personen ein. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den professionellen Umgang mit Eltern, Schülern und Lehrkräften. Du arbeitest selbstständig und weißt Prioritäten zu setzen. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch bei vielfältigen gleichzeitigen Anforderungen strukturiert zu bleiben. Du bist geduldig und bleibst auch bei schwierigen Situationen freundlich. Deine Zuverlässigkeit ist wichtig für den reibungslosen Schulbetrieb. Du bist anpassungsfähig und kannst mit dem Rhythmus des Schuljahres umgehen. Deine Genauigkeit zeigt sich bei der Verwaltung wichtiger Dokumente. Du arbeitest lösungsorientiert und findest pragmatische Wege. Deine positive Ausstrahlung trägt zu einem angenehmen Schulklima bei.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 07:30 – 15:30 Uhr während der Schulzeit, in Ferienzeiten ggf. reduzierte Stunden oder Gleitzeitregelung.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine gründliche Einarbeitung in alle Abläufe und Systeme der Schule. Du arbeitest in einem kollegialen Umfeld mit besonderem Teamgeist. Die Arbeitszeiten sind familienfreundlich und planbar. Während der Ferienzeiten gibt es oft ruhigere Phasen. Du erhältst einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Bildungssektor. Die Arbeit ist sinnstiftend und du trägst zur Bildung junger Menschen bei. Kostenlose Parkplätze sind in der Regel vorhanden. Eine Kantine oder Mensa bietet täglich warme Mahlzeiten. Fort- und Weiterbildungen werden unterstützt. Das Arbeitsklima ist wertschätzend und respektvoll. Zusätzliche Sozialleistungen je nach Trägerschaft sind möglich.