Sekretariatsmitarbeiter (m/w/d) für Elmshorn – 20,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Für eine Bildungseinrichtung in Elmshorn suchen wir einen engagierten Sekretariatsmitarbeiter. CALUMA vermittelt dich in eine Vollzeitposition im Schulumfeld, wo du eine wichtige Schnittstelle zwischen Leitung, Lehrkräften, Schülern und Eltern bildest. Die Arbeit im Bildungsbereich ist abwechslungsreich und von sozialer Verantwortung geprägt. Du arbeitest in einem lebendigen Umfeld und trägst zum Gelingen des Schulalltags bei. Auch ohne pädagogische Ausbildung kannst du diese Position übernehmen. Das Team ist aufgeschlossen und unterstützt dich bei der Einarbeitung in die spezifischen Abläufe.

Branche: Bildung & Erziehung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sekretariatsmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Als Sekretariatsmitarbeiter bist du die erste Anlaufstelle für Schüler, Eltern und Besucher. Du bearbeitest die tägliche Korrespondenz per Post, E-Mail und Telefon. Die Verwaltung von Schülerakten und die Pflege der Schülerdatenbank gehören zu deinen Aufgaben. Du erstellst Bescheinigungen, Zeugnisse und andere schulische Dokumente nach Vorgabe. Die Terminkoordination für die Schulleitung und die Organisation von Konferenzen liegen in deiner Verantwortung. Du bearbeitest Krankmeldungen, Beurlaubungsanträge und andere administrative Vorgänge. Die Verwaltung des Schulbudgets im Bereich Büromaterial und die Bearbeitung von Bestellungen sind weitere Aufgaben.

Darüber hinaus unterstützt du bei der Organisation von Schulveranstaltungen wie Elternabenden, Tag der offenen Tür oder Schulfesten. Du koordinierst Vertretungspläne bei Lehrerausfall und informierst betroffene Klassen. Die Bearbeitung von Anmeldungen neuer Schüler und die Kommunikation mit Behörden gehören dazu. Du pflegst die Schulwebsite im Bereich Termine und Mitteilungen. Die Verwaltung von Schlüsseln und Zugangsberechtigungen liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Erstellung von Statistiken und Berichten für Schulbehörden. Bei Notfällen bist du Ansprechpartner und leitest entsprechende Maßnahmen ein.

Anforderungen:

Für diese Position sind keine pädagogischen Vorkenntnisse erforderlich, jedoch Interesse am Bildungsbereich. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Sicherer Umgang mit Office-Programmen und Datenbanken ist wichtig. Du bist organisiert und kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick behalten. Freundlichkeit und Geduld im Umgang mit Kindern und Jugendlichen sind erforderlich. Du arbeitest diskret und vertraulich mit sensiblen Schülerdaten. Belastbarkeit ist wichtig, da das Sekretariat oft ein sehr frequentierter Ort ist. Flexibilität hilft dir, auf unvorhersehbare Situationen zu reagieren.

Du verfügst über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und kannst mit verschiedenen Zielgruppen umgehen. Deine Serviceorientierung zeigt sich im freundlichen und hilfsbereiten Auftreten. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen Unterbrechungen den Überblick. Stressresistenz ermöglicht es dir, auch in hektischen Zeiten ruhig zu bleiben. Du bist teamfähig und arbeitest gut mit Lehrkräften und Schulleitung zusammen. Deine Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit sind besonders bei Fristen und Terminen wichtig. Du zeigst Eigeninitiative und erkennst, wo Unterstützung benötigt wird. Empathie im Umgang mit Schülern und Eltern ist eine wertvolle Eigenschaft.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag von 07:30 bis 15:30 Uhr während der Schulzeit. Während der Schulferien gelten verkürzte Öffnungszeiten, meist 08:00 bis 13:00 Uhr. Keine Abend- oder Wochenendarbeit. Teilweise schulfreie Tage, die als Urlaub oder Freizeitausgleich genutzt werden können.

Zusammenfassung:

Unser Kunde im Bildungsbereich bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit 20,00 € pro Stunde. Du arbeitest in einem sinnstiftenden Umfeld und leistest einen wichtigen Beitrag zur Schulgemeinschaft. Die Arbeitszeiten sind familienfreundlich und planbar. Schulferienzeiten bieten regelmäßige Erholungsphasen. Das Arbeitsklima ist kollegial und von gegenseitigem Respekt geprägt. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in schulspezifische Abläufe und Software. Weiterbildungen im Bereich Schulverwaltung werden unterstützt. CALUMA begleitet dich professionell durch den Bewerbungsprozess und steht auch nach der Vermittlung als Ansprechpartner zur Verfügung.