Sekretariatsmitarbeiter (m/w/d) für Bottrop – 19,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Bottrop unterstützt du eine Bildungseinrichtung als Sekretariatsmitarbeiter bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Schüler, Eltern, Lehrkräfte und externe Partner. Die Position bietet dir einen sinnvollen Arbeitsplatz im Bildungsbereich mit geregelten Arbeitszeiten während der Schulzeiten. Du trägst dazu bei, dass der Schulbetrieb reibungslos funktioniert und alle Beteiligten gut organisiert sind.

Branche: Bildung & Erziehung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sekretariatsmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Betreuung des Sekretariats als erste Anlaufstelle für Besucher, Schüler und Eltern. Du bearbeitest die Korrespondenz mit Eltern, Behörden und externen Partnern. Die Verwaltung von Schülerakten und die Pflege der Schülerdaten im Verwaltungssystem sind Teil deiner Tätigkeit. Du kümmerst dich um An- und Abmeldungen von Schülern und erstellst die erforderlichen Dokumente. Die Koordination von Terminen für die Schulleitung und Lehrerkonferenzen liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du bearbeitest Krankmeldungen und führst die Fehlzeitendokumentation. Die Vorbereitung von Zeugnissen, Bescheinigungen und anderen Schuldokumenten gehört zu deinen Aufgaben.

Zusätzlich organisierst du Veranstaltungen wie Elternabende, Schulfeste und Informationsveranstaltungen. Du unterstützt bei der Erstellung von Stunden- und Vertretungsplänen. Die Bestellung von Lehr- und Büromaterialien sowie die Verwaltung der Bestände fällt in deinen Bereich. Du kümmerst dich um die Unfallmeldungen und die Korrespondenz mit Unfallkassen. Die Pflege der Schulwebsite mit aktuellen Informationen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Organisation von Klassenfahrten und Ausflügen. Die Kassenführung für kleinere Beträge wie Kopiergeld oder Klassenkassen ist eine weitere Nebenaufgabe.

Anforderungen:

Du hast idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Bezug zum öffentlichen Dienst oder Schulwesen. Alternativ bringst du Berufserfahrung in der Verwaltung mit, idealerweise im Bildungsbereich. Quereinsteiger mit starken organisatorischen Fähigkeiten sind ebenfalls willkommen. Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise in Schulverwaltungssoftware. Kenntnisse im Verwaltungsrecht und Schulrecht sind von Vorteil, können aber eingearbeitet werden. Du arbeitest strukturiert, präzise und gewissenhaft, besonders beim Umgang mit Schülerdaten. Ein hohes Maß an Verschwiegenheit und Datenschutzbewusstsein ist erforderlich. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Du hast ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber allen Beteiligten.

Du besitzt ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und einen empathischen Umgang mit Kindern, Jugendlichen und Eltern. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Multitasking helfen dir bei der Koordination vielfältiger Aufgaben. Du bist serviceorientiert und hilfsbereit bei allen Anliegen. Belastbarkeit und Stressresistenz sind wichtig, besonders zu Stoßzeiten wie Zeugnisphasen. Du arbeitest sowohl selbstständig als auch im Team mit Schulleitung und Lehrkräften. Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich. Du zeigst Flexibilität bei unvorhergesehenen Situationen im Schulalltag. Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind besonders im Schulbetrieb wichtig. Du identifizierst dich mit den Werten und Zielen der Bildungseinrichtung.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag während der Schulzeiten, in der Regel 07:30 – 15:30 Uhr. In den Schulferien reduzierte Anwesenheitszeiten oder Urlaubsnahme nach Absprache. Keine Wochenend- oder Abendarbeit.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Vermittlung durch CALUMA. Du arbeitest in einem bildungsnahen, sinnstiftenden Umfeld. Eine strukturierte Einarbeitung in die spezifischen Abläufe und Systeme erfolgt. Geregelte Arbeitszeiten während der Schulzeiten ermöglichen Planungssicherheit. Schulferienzeiten können für Urlaub genutzt werden. Ein kollegiales Team aus Lehrkräften und Verwaltungspersonal erwartet dich. Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Schulverwaltung werden unterstützt. Betriebliche Altersvorsorge nach den Richtlinien des öffentlichen Dienstes wird angeboten. 30 Tage Urlaub plus zusätzliche freie Tage zwischen den Jahren. Gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten sind vorhanden.