Sekretariatskraft (m/w/d) für Gelsenkirchen – 19,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Gelsenkirchen erwartet dich eine Position als Sekretariatskraft in einer Bildungseinrichtung. Du bist die organisatorische Schaltzentrale und erste Anlaufstelle für Teilnehmer, Dozenten und Mitarbeiter. Das Arbeitsumfeld ist sozial geprägt und sinnstiftend. Du arbeitest in einem engagierten Team, das sich für Bildung und Weiterentwicklung von Menschen einsetzt. Die Position bietet dir die Möglichkeit, in einem gesellschaftlich relevanten Bereich tätig zu sein. Die Arbeitsatmosphäre ist kollegial und wertschätzend, die Räumlichkeiten modern und freundlich gestaltet.

Branche: Bildung & Weiterbildung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sekretariatskräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Betreuung des Empfangs und die freundliche Begrüßung von Besuchern und Teilnehmern, die telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen zu Bildungsangeboten, die Verwaltung und Pflege von Teilnehmerdaten und Kursinformationen, die Unterstützung bei der Kursplanung und der Erstellung von Stundenplänen, die Vorbereitung und Ausgabe von Schulungsunterlagen und Materialien, die Verwaltung von An- und Abmeldungen zu Kursen und Veranstaltungen, die Rechnungsstellung und Überwachung von Teilnahmegebühren sowie die Organisation von Räumen, Technik und Catering für Veranstaltungen. Du koordinierst auch die Kommunikation zwischen Dozenten, Teilnehmern und Verwaltung.

Weitere Aufgaben sind die Erstellung von Teilnehmerbescheinigungen und Zertifikaten, die Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Pflege der Website mit aktuellen Kursinformationen, die Organisation von Infoabenden und Tag der offenen Tür, die Verwaltung von Fördermitteln und Bildungsgutscheinen, die Bearbeitung von Feedback und Evaluationen, die Koordination von Prüfungsterminen und Prüfungsräumen, die Mithilfe bei der Erstellung von Flyern und Werbematerialien, die Pflege von Kontakten zu Kooperationspartnern und Förderern sowie die Unterstützung bei der Beantragung von Zuschüssen. Du hilfst auch bei der Organisation der Dozentenbetreuung.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich. Erfahrung in Bildungseinrichtungen, Schulen oder sozialen Einrichtungen ist von Vorteil. Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Gute MS Office-Kenntnisse sind erforderlich. Erfahrung mit Kursverwaltungssoftware ist wünschenswert. Du bist serviceorientiert, empathisch und gehst freundlich auf Menschen unterschiedlicher Herkunft zu. Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus. Du arbeitest selbstständig und verantwortungsbewusst.

Du besitzt ausgeprägte soziale Kompetenzen und Freude am Umgang mit Menschen. Kommunikationsstärke und Geduld im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen zeichnen dich aus. Du bist teamfähig und arbeitest konstruktiv mit Kollegen zusammen. Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise sind bei dir vorhanden. Du bist belastbar und behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick. Diskretion im Umgang mit persönlichen Daten ist für dich selbstverständlich. Du identifizierst dich mit dem Bildungsauftrag und arbeitest gerne in einem sinnstiftenden Umfeld.

Arbeitszeiten:

Montag bis Donnerstag von 08:00 – 16:30 Uhr, Freitag von 08:00 – 14:00 Uhr mit entsprechenden Pausenregelungen. Gelegentliche Abendtermine bei Infoabenden oder Veranstaltungen möglich mit entsprechendem Freizeitausgleich.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir einen sinnstiftenden Arbeitsplatz im Bildungsbereich, ein wertschätzendes und kollegiales Team, geregelte Arbeitszeiten mit guter Work-Life-Balance, moderne Räumlichkeiten mit freundlicher Atmosphäre, kostenfreie Teilnahme an internen Weiterbildungen und Kursen, betriebliche Gesundheitsförderung, Jobticket oder Fahrtkostenzuschuss, betriebliche Altersvorsorge sowie einen sicheren Arbeitsplatz in einer zukunftssicheren Branche. CALUMA vermittelt dich als Sekretariatskraft nach Gelsenkirchen.