Sekretariatskraft (m/w/d) für Balingen – 18,50 € / Stunde – Temporär

Jobbeschreibung

Als Sekretariatskraft in Balingen unterstützt du das Team in einer temporären Position und übernimmst klassische Sekretariatsaufgaben während einer Personalengpass-Phase. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das kurzfristig professionelle Unterstützung im Sekretariat benötigt. Du bist erste Anlaufstelle für Anrufe und Besucher und sorgst für einen reibungslosen Kommunikationsfluss. Diese befristete Position kann dir wertvolle Erfahrungen vermitteln und bietet möglicherweise eine Perspektive zur Verlängerung oder Übernahme.

Branche: Sekretariat

Jobarten: Temporär

Personalart: Sekretariatskräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Du bist verantwortlich für die Annahme, Filterung und Weiterleitung von Telefonaten sowie die professionelle Betreuung von Besuchern. Die Verwaltung des Terminkalenders, die Koordination von Besprechungen und die Buchung von Räumen gehören zu deinen Kernaufgaben. Du erstellst Korrespondenz, Serienbriefe und Protokolle nach Vorgabe oder Diktat. Die Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen und der Protokollierung, liegt in deiner Verantwortung. Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post, frankierst Sendungen und koordinierst Kurierdienste. Die Pflege von Adress- und Verteilerlisten sowie die Organisation von Dienstreisen inklusive Buchung und Reisekostenabrechnung gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Bewirtung von Gästen bei Besprechungen mit Getränken und Snacks. Du übernimmst die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie die Pflege der Büroräume. Die Koordination mit Facility Management und externen Dienstleistern kann zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei administrativen Sonderaufgaben und Projekten nach Bedarf. Die Pflege des Ablagesystems und die Archivierung von Dokumenten liegen in deinem Zuständigkeitsbereich. Du hilfst bei der Erstellung von Einladungen und Rundschreiben und koordinierst interne Veranstaltungen. Die Aktualisierung von Vorlagen und Formularen sowie die Unterstützung bei der Digitalisierung von Prozessen runden deine Tätigkeit ab.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann ist wünschenswert, aber auch Quereinsteiger mit entsprechender Erfahrung sind willkommen. Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil. Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich, Grundkenntnisse in Englisch sind wünschenswert. Du bist kommunikationsstark und verfügst über ein professionelles, freundliches Auftreten. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Multitasking zeichnen dich aus. Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind selbstverständlich. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig.

Du zeichnest dich durch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein gepflegtes Erscheinungsbild aus. Deine Serviceorientierung und dein professionelles Auftreten machen dich zur kompetenten Ansprechperson. Du bist flexibel und kannst dich schnell auf neue Situationen und Anforderungen einstellen. Deine Belastbarkeit ermöglicht es dir, auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf zu bewahren. Du arbeitest sorgfältig und gewissenhaft, auch bei Routineaufgaben. Deine Teamfähigkeit und dein kollegialer Umgang erleichtern die Integration in bestehende Teams. Du zeigst Eigeninitiative und denkst mit, um Prozesse zu verbessern. Deine positive Einstellung und dein Engagement machen dich zu einer wertvollen Unterstützung.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, in der Regel von 08:00 bis 17:00 Uhr oder nach Vereinbarung. Flexible Arbeitszeitmodelle können nach Absprache möglich sein. Die genaue Arbeitszeit wird individuell mit dem Unternehmen abgestimmt.

Zusammenfassung:

Das Unternehmen bietet dir eine interessante temporäre Position mit der Möglichkeit, verschiedene Unternehmensbereiche kennenzulernen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und arbeitest mit einem erfahrenen Team zusammen. Geregelte Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Schichtarbeit ermöglichen eine gute Planbarkeit. Die pünktliche Bezahlung erfolgt über CALUMA. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit moderner Büroausstattung. Bei guter Leistung und entsprechendem Bedarf besteht die Möglichkeit einer Vertragsverlängerung oder Übernahme. Diese Position eignet sich auch für Wiedereinsteiger oder zur Überbrückung zwischen zwei festen Anstellungen. Du sammelst wertvolle Berufserfahrung und kannst dein Netzwerk erweitern.