Sekretariatshilfe (m/w/d) für Ratingen – 18,20 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

CALUMA vermittelt für einen Kunden in Ratingen eine engagierte Sekretariatshilfe. Du unterstützt das Sekretariat bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und entlastest das Team im Tagesgeschäft. Diese Position bietet dir vielfältige Einblicke in die Unternehmensabläufe. Unser Auftraggeber ist ein wachsendes Unternehmen mit modernem Management. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit angenehmer Atmosphäre. Eine strukturierte Einarbeitung durch das Sekretariatsteam ist garantiert.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

In Ratingen unterstützt du bei der Bearbeitung der täglichen Korrespondenz per E-Mail und Brief. Du übernimmst die Telefonannahme und leitest Anrufe an die richtigen Ansprechpartner weiter. Die Terminkoordination und Kalenderführung gehört zu deinen Aufgaben. Du erstellst Dokumente, Schreiben und Protokolle nach Vorgabe. Die Ablage und das Dokumentenmanagement liegen in deiner Verantwortung. Du unterstützt bei der Organisation von Besprechungen und deren Vor- und Nachbereitung. Die Bearbeitung von Reiseanträgen und -abrechnungen fällt in deinen Bereich. Du pflegst Adress- und Kontaktdatenbanken.

Als Nebenaufgabe kümmerst du dich um den Empfang und die Betreuung von Besuchern in Ratingen. Du unterstützt bei der Bestellung und Verwaltung von Büromaterial. Die Organisation von Veranstaltungen und internen Events gehört zu deinen Tätigkeiten. Du hilfst bei der Erstellung von Präsentationen und Auswertungen. Die Pflege der Besprechungsräume und deren Ausstattung fällt gelegentlich an. Du unterstützt bei der Rechnungsbearbeitung und -prüfung. Die Koordination mit externen Dienstleistern kann erforderlich sein. Du hilfst bei der Digitalisierung von Prozessen im Sekretariat.

Anforderungen:

Du hast idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im Sekretariat oder Office-Management ist wünschenswert. Sehr gute Deutschkenntnisse und sichere MS Office-Kenntnisse sind erforderlich. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und diskret. Ein freundliches und professionelles Auftreten ist wichtig. Du besitzt gute Kommunikationsfähigkeiten am Telefon und persönlich. Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus. Du bist teamfähig und arbeitest gerne in einem dynamischen Umfeld in Ratingen.

Du verfügst über ausgeprägte Serviceorientierung und Kundenfreundlichkeit. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht professionellen Austausch auf allen Ebenen. Du bist belastbar und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Dein Organisationstalent hilft dir, Prioritäten richtig zu setzen. Du zeigst Eigeninitiative und arbeitest proaktiv. Deine Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen ist selbstverständlich. Du bist flexibel und passt dich verschiedenen Situationen an. Deine positive Ausstrahlung trägt zum Betriebsklima bei.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr mit einer Stunde Pause, 40 Stunden wöchentlich. Gleitzeit innerhalb der Kernarbeitszeit von 09:30 bis 15:00 Uhr möglich. Überstunden können anfallen und werden ausgeglichen oder vergütet. Flexible Anpassungen nach Absprache.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir eine interessante Position mit vielfältigen Aufgaben in Ratingen. Du erhältst eine intensive Einarbeitung durch das erfahrene Sekretariatsteam. Moderne Büroausstattung und ergonomische Arbeitsplätze sind Standard. Es herrscht eine professionelle und gleichzeitig familiäre Atmosphäre. Weiterbildungsmöglichkeiten werden aktiv unterstützt. Betriebliche Zusatzleistungen wie Zuschüsse sind verfügbar. Kostenfreie Getränke und Obst werden bereitgestellt. Gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten sind vorhanden.