Sekretariatshilfe (m/w/d) für Cuxhaven – 16,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Sekretariatshilfe in Cuxhaven unterstützt du das Büro eines touristischen Unternehmens oder einer Einrichtung aus dem Gastgewerbe. Du bist erste Anlaufstelle für Gäste und Geschäftspartner und sorgst für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf. Du arbeitest in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche in einem lebendigen und gastorientierten Umfeld. Die Arbeitsatmosphäre ist freundlich und kollegial. Du erhältst eine praxisnahe Einarbeitung in die Abläufe und Systeme. Die Position bietet dir Einblicke in die Tourismusbranche und den Kontakt mit Menschen aus verschiedenen Regionen. Deine Arbeit trägt direkt dazu bei, dass Gäste sich willkommen fühlen und organisatorische Prozesse effizient ablaufen. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht dir eine gute Work-Life-Balance.

Branche: Tourismus & Gastronomie

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Bearbeitung von Buchungsanfragen und Reservierungen per Telefon, E-Mail und Online-Buchungssystemen. Du erfasst Gästedaten, erstellst Buchungsbestätigungen und versendest Informationsmaterial. Die Pflege der Gästedatenbank und die Aktualisierung von Stammdaten gehören zu deinen regelmäßigen Aufgaben. Du koordinierst Anreise- und Abreisetermine und stellst sicher, dass alle Informationen vorliegen. Die Erstellung von Rechnungen und Angeboten nach Vorgabe fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du bearbeitest Änderungs- und Stornierungswünsche und dokumentierst diese im System. Die Korrespondenz mit Gästen vor, während und nach ihrem Aufenthalt führst du freundlich und serviceorientiert. Du unterstützt bei der Abwicklung von Gruppenbuchungen und Sonderveranstaltungen.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du den Empfang von Anrufen und leitest diese an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Du kümmerst dich um die Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost. Die Pflege von Informationsmaterialien, Flyern und Broschüren im Empfangsbereich kann zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei der Erstellung von Wochenplänen und Belegungsübersichten. Die Koordination von Reinigung und Wartung in Abstimmung mit dem Housekeeping fällt in deinen Bereich. Du hilfst bei der Vorbereitung von Gästemappen und Willkommensunterlagen. Die Bearbeitung von Bewertungen und Gästefeedback kann ebenfalls zu deinen Nebenaufgaben gehören. Zudem unterstützt du bei der Organisation von Events und touristischen Angeboten.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Schulabschluss und erste Erfahrungen im Büro- oder Servicebereich. Erfahrungen im Tourismus, Hotelgewerbe oder in der Gastronomie sind von Vorteil. Du bringst gute Kenntnisse im Umgang mit PC und Office-Anwendungen mit. Erste Erfahrungen mit Buchungssystemen oder Hotelsoftware sind hilfreich, aber nicht zwingend. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse, Grundkenntnisse in Englisch sind wünschenswert für den Gästekontakt. Eine freundliche, serviceorientierte und kommunikative Art zeichnet dich aus. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und verantwortungsbewusst. Flexibilität bezüglich der Arbeitszeiten, auch an Wochenenden oder Feiertagen, ist wichtig. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen sind selbstverständlich für dich.

Du verfügst über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und gehst freundlich und professionell mit Gästen um. Deine Serviceorientierung steht im Mittelpunkt deiner Arbeit – du möchtest, dass sich Gäste wohlfühlen. Du bist organisiert und kannst mehrere Buchungen und Anfragen parallel bearbeiten. Teamfähigkeit ist wichtig, da du eng mit Rezeption, Housekeeping und Management zusammenarbeitest. Deine Arbeitsweise ist sorgfältig, besonders beim Umgang mit Buchungsdaten und Zahlungsinformationen. Du bist stressresistent und behältst auch in der Hochsaison einen kühlen Kopf. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit helfen dir, auf spontane Änderungen zu reagieren. Du bist lernbereit und arbeitest dich schnell in neue Systeme ein. Freundlichkeit und Geduld prägen deinen Umgang mit Menschen.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten sind flexibel und können je nach Betrieb variieren, z.B. vormittags, nachmittags oder in Schichten. In der Tourismusbranche ist auch Arbeit an Wochenenden, Feiertagen und in den Ferienzeiten üblich. Mögliche Arbeitszeitmodelle sind z.B. 4 Stunden täglich an 5 Tagen oder längere Schichten an 2-3 Tagen pro Woche. Die genaue Einteilung erfolgt in Abstimmung mit dem Betrieb und berücksichtigt nach Möglichkeit auch deine Verfügbarkeiten. Schichtdienst kann vorkommen, z.B. Früh- oder Spätschicht. Die Arbeitszeiten werden in der Regel im Voraus geplant.

Zusammenfassung:

Unser Vermittlungskunde in Cuxhaven bietet dir einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in der Tourismusbranche. Du arbeitest in einem freundlichen und gastorientierten Team. Die Einarbeitung erfolgt praxisnah und du wirst von erfahrenen Kollegen begleitet. Der Arbeitsplatz bietet Kontakt zu Menschen aus verschiedenen Regionen und Kulturen. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht dir eine gute Vereinbarkeit mit anderen Verpflichtungen. Je nach Arbeitgeber können Mitarbeiterrabatte für eigene Aufenthalte oder gastronomische Leistungen angeboten werden. Die Lage in Cuxhaven bietet dir ein attraktives Arbeitsumfeld in Küstennähe. Saisonale Beschäftigung kann in eine längerfristige Zusammenarbeit übergehen. CALUMA als Personalvermittlungsagentur unterstützt dich beim Bewerbungsprozess und steht dir als Ansprechpartner zur Verfügung.